Работа по удаленке бухгалтером: как организовать процесс
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа по удаленке бухгалтером: как организовать процесс». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Плюсы для бухгалтера: возможность работы с несколькими заказчиками, возможность планировать свое время. Для работодателя плюсы: не требуются траты на организацию рабочего места, можно найти специалистов нужного уровня за определенный уровень оплаты необязательно в своем населенном пункте.
В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
Документы «под подпись»
Чтобы отправить сотрудника на удаленку с соблюдением трудового законодательства, нужно оформить несколько документов.
Для начала необходимо получить согласие сотрудника о переходе на удаленку.
Затем с работников заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК, в статье о регулировании труда дистанционных работников. Что нужно прописать в данном документе:
- дата перевода на дистанционный формат работы,
- рабочее место сотрудника с указанием адреса,
- средства связи и способ обмена данными,
- способы отчетности,
- передаваемые для работы материальные ценности,
- возмещение работодателем средств работника,
- затраченных на мобильную связь и интернет;
- требования по защите данных.
Востребованы ли бухгалтеры сегодня?
Примерно 20 лет назад у государства было острая необходимость в бухгалтерах, экономистах и юристах. Об этом говорилось везде: и по телевизору, и в СМИ. Поэтому в то время много выпускников ринулось получать эти профессии. Со временем произошло перенасыщение рынка, и сейчас молодым специалистам, не имеющим опыта, очень сложно после учебного заведения устроится сразу к хорошему работодателю.
Бухгалтеры ценятся и сегодня, но рассматриваются только кандидаты со стажем и прокачанными навыками, которые будут приносить прибыль компании. Чтобы составить конкуренцию на рынке, бухгалтер должен постоянно заниматься самообучением и повышением квалификации, потому что выходят новые сервисы и программы, и в них нужно разбираться. И это нормально, ведь мы живем в такое время, когда учиться нужно на протяжении всей жизни. Это обусловлено инновационными технологиями и цифровизацией общества.
В штате или на аутсорсинге?
Сейчас удалённый режим продолжается во многих компаниях, даже когда ограничения на работу в офисе практически сняты. Во время карантина предприниматели задались вопросом: а зачем вообще нужен бухгалтер в офисе? Это подтолкнуло многих руководителей к мысли о том, чтобы включить в деятельность фирмы аутсорсинг.
В том числе к этому способствовал вопрос эффективности работы на «удалёнке». Бухгалтеры, как и любые другие специалисты, бывают разные. Есть те, кто постоянно повышает квалификацию, выискивает новые схемы, которые можно применить в бизнесе, участвует в коммерческих вопросах и корпоративной жизни компании — за таких бухгалтеров нужно держаться, холить и лелеять. Но такими бывают не все.
В иных случаях предприниматель может спокойно передать бухгалтерию на аутсорсинг. У компаний, которые предоставляют эти услуги, есть разные тарифы, пакеты, цены. Например, ведение учёта на предприятии с упрощённым режимом налогообложения может стоить 20 тысяч тенге — всё зависит от требований.
Сотрудничество с аутсорсинговой фирмой, которая будет вести бухгалтерию компании, значительно облегчает жизнь предпринимателя и даёт возможность концентрироваться на развитии бизнеса.
Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.
Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.
Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.
В договоре с аутсорсером, как правило, прописываются объем и график работы, критерии оценки качества услуг, размер и механизм выплаты вознаграждения, положения, касающиеся конфиденциальности информации, коммерческой тайны и ответственности сторон. Необходимо подготовить необходимые документы и соглашения, определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста. Заказчик предоставляет аутсорсеру доступ к первичным документам и бухгалтерской системе. Существует ряд систем для ведения бухучета – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С.
Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.
Не забывайте о своих интересах, потому что работодатели часто не воспринимают работу на дому как полноценную работу. И начинают круглосуточно звонить и навешивать дополнительную работу.
Важно не забывать про режим работы и четко его оговорить. Главное помнить, что бесплатно и круглосуточно работать нельзя.
Надо учитывать, раз вы один в поле воин, то и стратегию, и тактику нужно разрабатывать самому, спросить будет не у кого. Разве что у справочно-правовых систем, а они, в большинстве своем, платные. Конечно, можно искать информацию и просто в Интернете.
Необходимость самообразования будет одной из приоритетных. Можно пройти курсы непосредственно в учебных аудиториях, но есть и вариант дистанционного обучения.
Помним и о самоорганизации. Лучше, если фирмы, которые вы ведете, будут вписаны в таблицу по графам. В ней отражаются дела в пределах месяца. В конце месяца подытоживаем с соответствующей отметкой по каждой из фирм. Если соблюдать график, то можно серьезно облегчить жизнь. Главное все записывать, не надеясь на свою память.
Стоит позаботиться и о внештатных ситуациях. Может возникнуть поломка вашего компьютера или зависание бухгалтерской программы. Если у вас нет резервной копии работы на внешнем диске, или вы не обладаете достаточными знаниями в области администрирования бухгалтерских программ, это серьезно осложнит жизнь.
Нельзя забывать о том, что заработки «вольного бухгалтера» будут довольно неравномерны. Один из работодателей может не заплатить, поэтому нужно будет грамотно планировать бюджет.
Плюсы и минусы фриланса для бухгалтера
Перед началом поиска способов, как заработать бухгалтеру в интернете, изучите все возможные плюсы и минусы.
Преимущества удаленной работы:
- возможность дольше спать и работать в удобное время,
- никаких пробок и транспортной суеты,
- работа в уютной и привычной обстановке,
- отсутствие личного контакта с работниками,
- отсутствие отвлекающего фактора.
Недостатки удаленной работы:
- времени будет все так же мало, как и в офисе,
- справиться с форс-мажорами труднее из-за отсутствия поддержки,
- нет доступа к офисному оборудованию (если вдруг программа или компьютер зависнут),
- необходимость самостоятельно искать себе клиентов.
Как понять, сможешь ли работать на фрилансе бухгалтером
Сначала нужно разобраться, подходит ли вам удаленная работа вообще, а потом уже смотреть, справитесь ли вы с нагрузкой на фрилансе.
Вот несколько способов попробовать новый вид деятельности:
- Попросите начальство временно перевести вас на удаленную занятость. Аргументируйте тем, что время на дорогу и пробки вы с радостью потратите бонусом на компанию.
- Если начальство не отпускает, договоритесь (хотя бы на временной основе) поработать дома 2 дня в неделю. На этот период запланируйте самую минимальную активность по основной работе. Лучше посвятите эти дни работе удаленной.
- Попробуйте новый вид деятельности во время больничного. За пару недель вполне реально понять, способны ли вы вставать в домашних условиях рано и работать полноценный рабочий день.
- Займитесь поиском заказов во время отпуска. Да, вы не отдохнете, зато поймете, где выгоднее для вас, чтобы не терять дальше времени.
- Используйте для удаленной работы свой декретный отпуск. Если ребенок и время позволяют, вы сможете получать ничуть не меньше, чем офисные работники.
Как работать бухгалтером удаленно на дому
Идеальный вариант – перейти из офиса на дом, оставаясь в той же фирме. Т.е. для начала вы работаете 1-3-5 лет в одной компании. Из года в год выполняете свои обязанности на отлично, а потом договариваетесь с руководством, что будете удаленно вести бухгалтерию.
Сразу оговорюсь – на такое согласится далеко не каждая фирма, но иногда получается.
Лучшее время для подобного перехода – декретный отпуск. Потому что вы в любом случае будете находиться дома, а некоторым начальникам не хочется терять проверенного бухгалтера и искать нового на 1-2 года. Так что они разрешают вести бухгалтерию удаленно.
В такой ситуации придется время от времени выбираться в офис и налоговую, но уже не по такому жесткому графику. Да и основная работа выполняется на дому, а 1-2 раза в неделю выбраться из дома даже полезно.
Кроме того, это отличная подработка для бухгалтера на дому – взять пару фирм, чтобы вести вечерами после основной работы. Несколько тысяч дополнительного дохода никогда не будут лишними.
Выгоды удаленной работы для бухгалтера
«Все течет, все меняется». Когда-то необходимые для выполнения расчетных операций деревянные счеты ушли в далекое прошлое. Им на смену пришли электронные калькуляторы, появились компьютеры и вместе с ними возможность переноса финансового учета с бумажных носителей на автоматизированные компьютерные программы.
И вот он, момент истины: для многих организаций, в особенности для небольших ИП стало выгодно привлекать к сотрудничеству удаленных работников или фрилансеров. Почему, спросите вы? Потому что:
- На зарплате онлайн-работника, в отличие от наемного, предприниматель может сэкономить.
- Удаленному сотруднику не нужно оплачивать больничный лист.
- Нет необходимости предоставлять ему ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Оборудовать для него специальное рабочее место.
- Обеспечивать необходимой канцелярией.
- Выплачивать за него подоходный налог, если не было заключено трудовое соглашение.
Какую выгоду может извлечь специалист по цифрам из возможности трудиться удаленно? Немало:
- Свободный гибкий график.
- Можно одновременно сотрудничать с двумя и больше работодателями и вдвое-трое приумножить свой доход.
- Твой рабочий кабинет дома/в отеле, сиди хоть в уютных теплых тапках с заячьими ушами.
- Не надо думать о дресс-коде (экономия на одежде).
- Остается больше времени на дом, семью, детей.
- Работа в удаленном доступе – хорошая подработка для мам в декретном отпуске.
- «Прелести» офисной работы (стрессы, «подсиживания», «ковер» и др.) обходят вас стороной.
- Появляется возможность реализации мечты (путешествовать в любое время года, например).
Сплошные выгоды и удобства, не правда ли? Да и для многих асоциальных людей такой формат сотрудничества – возможность поддержания деловых отношений на должном уровне, что тоже немаловажно.
Как действует удаленная бухгалтерия
Существует три варианта:
- На постоянной основе: абонентское обслуживание;
- Периодами: подготовка и подача отчетов;
- Консультирование по отдельным вопросам.
Во всех этих вариантах отношения между клиентом и аутсорсинг-компанией выстраиваются по единому сценарию: бухгалтерская фирма делегирует сотрудника для предоставления таких услуг, как 1С: Бухгалтерия. Он приходит к заказчику один или два раза в неделю или же клиенты сами отдают документацию по мере необходимости. Бухгалтер сверяет первичную информацию, рассчитывает налоговые платежи, пишет отчеты и пр. Фирма выдает доверенность этому специалисту, если появляется надобность подписания финансовых документов, а также делегирует ему в помощь собственного штатного служащего, ответственного за сбор, обработку и предоставление исходных данных.
Такого рода услуги особенно эффективны на следующих этапах:
- Отчеты об авансах;
- Работа с банком (выписки и квитанции);
- Учет основных фондов;
- Расчеты с клиентами;
- Реализация.
Чтобы расстояние между главбухом и его подчиненными не влияло на деятельность фирмы, необходимо выстроить грамотную схему предстоящего сотрудничества.
После обсуждения экономической стороны вопроса, технических ресурсов и принятия окончательного решения о найме специалиста, самое время приступить к рассмотрению кандидатур, претендующих на должность.
Главные критерии подбора сотрудника:
- Отличная ориентация в действующем законодательстве;
- Ответственность;
- Самостоятельность;
- Верная расстановка приоритетов.
После соблюдения всех формальностей, необходимо ввести нового работника в курс дела. Ему следует узнать особенности деятельности компании, понять круг обязанностей, ответственность за их неудовлетворительное исполнение. Ему вручают график документооборота, согласованный с его собственным расписанием.
Доставка исходной информации может осуществляться курьером, по почте или в электронном виде. В будущем план документооборота можно изменять.
Посмотрим схему на примере участка «банк». В настоящее время самый популярный метод взаимодействия с таким учреждением – система «Клиент-Банк», благодаря которой можно оплачивать любые услуги онлайн, не выходя из дома или офиса. Чтобы произвести оплату, финансово-кредитной организации нужны только счета, а их бухгалтер может получить в электронном виде. То же самое и с заработной платой – для выплаты необходима одна лишь ведомость. Таким образом, сотрудник, занимающийся с банковским предприятием, может выполнять все через Интернет.
Как на удаленке общаться с коллективом?
В работе бухгалтеров очень важна оперативная коммуникация, не только в период сдачи отчетности, но и при выполнении стандартных операций учета. При переходе на удаленный режим работы возможность общения сотрудников между собой и обсуждения каких-либо важных рабочих вопросов также необходимо сохранить.
В программе 1С: Предприятие имеется возможность использовать специальный сервис — «Система взаимодействия», через который можно обсуждать вопросы не только в программе, но и в разрезе конкретного документа. Такая возможность позволит пользователям не отвлекаться на переключение между вкладками или поиск документов, а потому взаимодействие будет максимально удобным и эффективным.
«Система взаимодействия» — это своего рода механизм, через который можно отправлять не только сообщения, но и какие-то файлы, а также проводить аудио и видеоконференции. При использовании платформы начиная с версии 8.3.16 пользователь может демонстрировать экран своего ПК при осуществлении видеозвонка.
Через данный сервис коммуникация осуществляется непосредственно в окне программы 1С, которая поддерживает обсуждение, связанное с конкретными объектами — документами, отчетами, справочниками и т.д. При этом переписка полностью сохраняется и отображается вместе с объектом обсуждения.
Дополнительные способы заработка
Основное направление деятельности частного бухгалтера – оказание услуг по ведению учета (бухгалтерского, финансового, управленческого). Тем не менее, поиск клиентов для постоянного обслуживания – процесс длительный. Пока этот процесс происходит, бухгалтер может подрабатывать следующим образом:
- Писать курсовые, дипломные, контрольные работы по дисциплине «бухгалтерский учет» и смежным экономическим дисциплинам;
- Писать статьи на бухгалтерскую, экономическую, финансовую тематику. В перспективе можно написать даже книгу по актуальным бухгалтерским вопросам;
- Оказывать консультации на платной основе, отвечать на бухгалтерские вопросы интернет-пользователей;
- Продавать программные продукты по ведению учета, в том числе, посредством интернет и размещения партнерских ссылок;
- Стать преподавателем бухгалтерских курсов: вести семинары или даже вебинары для бухгалтеров.