Как правильно писать и оформлять деловые письма

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно писать и оформлять деловые письма». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Простыми словами, что такое заявление — это письменное обращение, в котором автор — заявитель сообщает что-либо адресату или просит его о чем-либо. Такая форма общения очень распространена в деловом обороте.

В каких случаях составляют заявления

В ОКУД ¹ названы три разновидности кадровых заявлений, оформляемых в рамках документирования трудовых отношений:

• заявление о переводе на другую работу,
• заявление об увольнении,
• заявление о предоставлении отпуска.

Однако список ситуаций, при которых оформляются заявления, значительно шире. Они используются в кадровой деятельности с целью фиксации инициации работником того или иного кадрового действия.

Некоторые действия строго требуют оформления заявления работника. Например, увольнение «по собственному желанию» не может быть осуществлено без отражения этой инициативы в виде письменного заявления. И об этом прямо говорит ст. 80 ТК РФ: «работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении».

Заявление должно оформляться и в других случаях, прямо названных в ТК РФ. Как правило, эти ситуации предполагают какие-либо действия работодателя, совершаемые с целью реализации прав работника и в интересах работника. Например, заявление составляется, если работник просит:

• оформить новую трудовую книжку в связи с утратой, повреждением предыдущей (ст. 65 ТК РФ);
• выдать трудовую книжку или копии документов, связанных с работой (ст. 62 и 84.1 ТК РФ);
• предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск (например, до истечения шести месяцев со дня трудоустройства у данного работодателя) или разбить его на определенные части (ст. 122 ТК РФ);
• продлить или перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ);
• предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• предоставить перед увольнением дни неиспользованного отпуска вместо денежной компенсации за них (ст. 127 ТК РФ);
• заменить часть отпуска (превышающую 28 календарных дней) денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);
• оплатить труд частично в неденежной форме (ст. 131 ТК РФ);
• перевести оплату труда в безналичном виде на определенные реквизиты (ст. 136 ТК РФ).

Порой работодателю необходимо получить согласие работника: на перевод, на отзыв из отпуска, на направление в командировку (для некоторых категорий работников) и в других случаях. Как правило, необходимость такого согласия закреплена законодательно (например, в ст. 72.1 ТК РФ говорится о согласии на перевод). При этом закон не определяет вид документа, с помощью которого согласие работника должно быть оформлено. Заявления в этих ситуациях, хотя по смыслу и не отражают суть такого действия, как «согласие», но очень часто применяются как наиболее понятная и привычная форма взаимодействия работника и работодателя. Когда необходимо письменно зафиксировать согласие работника, можно оформить и другой документ – уведомление в двух экземплярах; на экземпляре работодателя просят работника собственноручно написать свое согласие, поставить подпись и дату.

Заявление может оформляться в самых разных ситуациях, а не только в оговоренных законодателем случаях, например:

• о внесении изменений в состав персональных данных работника,
• внесении сведений в трудовую книжку по основному месту работы,
• предоставлении дополнительных дней к отпуску за сверхурочную работу,
• предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам и др.

Часто практикуют составление этого документа с целью предварительного согласования кадрового действия с работником перед получением резолюции руководителя. Например, заявление о приеме на работу может не оформляться, однако на практике его порой просят составить. Заявление в этом случае подкладывается к трудовому договору работника до его подписания, и на нем проставляются визы заинтересованных должностных лиц и фиксируется решение руководителя о дате приема, особых условиях и пр.

По просьбе работника работодатель:

1. Обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю беременной женщине, одному из родителей (опекуну, попечителю), имеющему ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также лицу, осуществляющему уход за больным членом семьи (ст. 93 ТК РФ).

2. Имеет право до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания снять его с работника (ст. 194 ТК РФ).

3. Обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы на работе по совместительству, если на этой работе продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

4. Обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) одному из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуну, попечителю) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального или высшего образования в другой местности (ст. 322 ТК РФ).

5. Организовать прохождение внеочередного медосмотра по медицинским показаниям работнику-спортсмену (ст. 348.3 ТК РФ).

По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен его перевод на постоянную работу к другому работодателю (ст. 72.1 ТК РФ).

Расскажем еще об одной форме выражения мнения работника при осуществлении им трудовой деятельности – согласии. Запрашивать письменное согласие работника работодатель должен во многих ситуациях, в частности, при:

• переводе (ст. 72.2, 73 ТК РФ);

• поручении дополнительной работы в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ);

• привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни (ст. 99, 113 ТК РФ);

• отзыве работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ);

• обработке и передаче персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ);

• расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата до истечения двухмесячного срока уведомления об увольнении (ст. 180 ТК РФ).

Как правильно составить заявление?

Каких-то специальных правил при составлении не существует. Составить правильное заявление можно руководствуясь следующей инструкцией:

• Необходимо указывать лицо, подавшее заявление, его адрес. Если заявление подает работник, адрес можно и не указывать.
• Указывается также орган или предприятие, которому адресуется данное заявление, его адрес.
• Далее излагаются по существу основные требования заявителя. Например, если сотрудник пишет заявление на отпуск – необходимо указать период, в течение которого работник хочет уйти в отпуск. Если организация просит выдать какие-либо документы, за выдачу которых необходимо уплачивать госпошлину, необходимо указать реквизиты платежного поручения об уплате государственной пошлины, а также приложить к заявлению платежное поручение.
• Необходимый реквизит – это подпись и ее расшифровка.
• Дату можно и не указывать, если заявление исходящее. Адресат (например, налоговая) самостоятельно проставляет отметку о принятии, в том числе и дату принятия заявления.

Правила написания заявления

Заявление уже давно стало средством общения между человеком и какой-либо структурой. В большинстве случаев оно пишется, чтобы упростить взаимодействие внутри организации: написание заявлений на отпуск, перевод, увольнение и т.д. По факту такая бумага является физическим подтверждением ваших желаний, что значительно упрощает жизнь делопроизводителям – создает порядок.

В любых других организациях, где мы не являемся сотрудниками, но хотим описать свои желания, также нужно писать заявления.

Таким образом, ваше обращение будет фактически зафиксировано и подтверждено на бумаге, а значит, обязательно будет рассмотрено для получения путевки в детский сад, для заведения дела в суде и т.д.

Очень важно знать основные правила написания заявления, чтобы ваше обращение было вовремя рассмотрено.

Действия после написания заявления

После того, как заявление составлено, его необходимо передать специалисту кадрового отдела. Он в свою очередь представит его на рассмотрение руководителю, и если того устроит кандидатура соискателя, то заявление будет подписано и проштамповано. Обычно на этом этапе никаких непредвиденных заминок не происходит, поскольку до написания заявления дело доходит, как правило, только тогда, когда соискатель успешно проходит все предыдущие уровни.
Поэтому в качестве резолюции начальник обычно пишет «Принять на работу» и указывает дату, с которой новый подчиненный может приступить к своим должностным обязанностям.

Завершающий этап после оформления заявления – издание на основании него соответствующего приказа, который также уходит на подпись руководителю. После подписания приказа сотруднику присваивается индивидуальный табельный номер, сведения о нем вносятся в личную карточку, а также соответствующая запись о приеме на работу указывается в трудовой книжке.

Что значит – свободная форма

Понятие «свободная форма» относится лишь к самому тексту, в котором заявитель, используя деловой стиль письма, излагает необходимую информацию о нарушении, либо просьбу. При написании заявления не допускается использование слэнга, ненормативной лексики. Просторечные выражения, несмотря на свободу стиля написания, не используются при написании заявлений, так как их использование в данном случае будет неуместным.

Само по себе такое ходатайство является своего рода гарантией того, что просьба, официальное сообщение, требование заявителя будет рассмотрено в установленные сроки в отличие от просьб устного характера. Поэтому для самого заявителя является крайне важным излагать факты, побудившие его написать заявление, максимально ясно, четко, объективно, без ощущения двусмыслицы написанного. Именно от того, каким образом написано само заявление, во многом зависит ответ, который получит в конечном итоге автор.

Главный способ передачи заявлений – лично в руки уполномоченному работнику организации. Это может быть секретарь, работник канцелярии, делопроизводитель. Входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале – гражданин должен получить входящий номер обращения.

Часто заявления принимают неуполномоченные сотрудники, документы теряются или умышленно не регистрируются. Чтобы избежать проблемы, граждане направляют обращение почтой с уведомлением о вручении. Также можно передать корреспонденцию курьерской службой.

В 2019 году допускается передача заявлений в электронном виде. Многие организации ведут документооборот в цифровом виде, поэтому заявления оформляются и подписываются в специальных программах.

Также некоторые государственные органы принимают электронные обращения. Например, подать иск в суд можно через сайт государственного органа, если гражданин имеет средство цифровой подписи.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как создать шапку документа в Word

Требуется выполнить следующие действия:

Иванову Ивану Ивановичу

Когда вы это сделаете, Ваше письмо примет такой вид:

Если у вас получилось много пустого места между адресом и основным текстом, то вы можете это исправить следующим образом:

Теперь давайте выделим адрес и переместим ее вправо. Вы уже знаете с прошлого урока как выделить только адрес. Когда вы его выделите, все должно выглядеть так:

Теперь выделенный адрес мы можем перенести вправо, произведя выравнивание по правому краю. Для этого нужно воспользоваться выравнивающими иконками, расположенными на вкладке Главная в верхней части Microsoft Word. Выравнивающие иконки выглядят так:

Первая иконка выравнивает по левому краю, вторая — посередине, третья –по правому краю, а четвертая выравнивает фрагмент текста таким образом, чтобы совпадали как левые, так и правые поля каждой строки.

Попробуйте поэкспериментировать по очереди со всеми иконками над Вашим выделенным адресом, чтобы посмотреть, как они работают. Под конец, нажмите третью иконку для выравнивания адреса по правому краю. Теперь ваш адрес должен выглядеть как на картинке ниже:

Пусть пока это не выглядит достаточно аккуратно Как выпрямить левую часть текста мы рассмотрим позже, когда перейдем к изучению вкладок документов.

Данный урок был посвящен созданию шапки с использованием выделения. Вы еще раз смогли убедиться, что только выделенный текст подвергается изменению при совершении Вами действий над текстом, в то время как не выделенный остается неизменным.

Следующий урок будет посвящен проверке орфографии в word.

Начальнику отдела кадров Т. М. НиколаевойотКостяевой Татьяны ВладимировныЗаявление Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт. До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции. Приложение: 1) личный листок по учету кадров; 2) трудовая книжка; 3) копия диплома; 4) две фотографии. 27.09.2014 (Подпись)

Когда составляются заявления и в них предусмотрены даты и временные интервалы, лучше перед написанием их согласовывать с вышестоящими лицами, так как неточное составление либо неправильное, в большинстве случаев, заканчивается отказом в просьбе.

Также, стоит помнить, что заявление, в некоторых случаях, должно сопровождаться документами и они являются обязательными. Если данные документы отсутствуют, заявление как таковое теряет свою силу и не может быть одобрено. Во всех вышеперечисленных ситуациях показано, как писать заявление, но возможно, что на предприятии уже существуют бланки, что во многом удобнее и легче.

Заявление — это документ, который содержит просьбу о зачислении на работу, переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска либо отгула.

Как обойтись без двух недель

Исключения, конечно, есть: если причины, по которым увольняется гражданин, — форс-мажор (армия, тюрьма), тогда об этих двух неделях речи быть не может. Кроме того, срок этой повинности увеличивается для лица, занимающего руководящую должность, — месяц, и сокращается для работника на испытательном сроке — 3 дня. . Вы можете договориться с директором и о меньшем сроке отработки или вообще об ее отсутствии, закон дает такое право сторонам (). Так что для собственной выгоды старайтесь сохранить с руководителем хорошие отношения. Для того чтобы не возникло проблем, лучше заранее с ним обговорить, как правильно написать заявление на увольнение. Нужно учесть все важные для сторон обстоятельства, ведь ситуации бывают разными.

А есть в законе и такие примеры, когда будут обязаны расторгнуть договор в указанный вами день:

• зачисление сотрудника в учебное заведение;
• выход на пенсию;
• нарушение работодателем трудового законодательства (оно должно быть официально зафиксировано трудовой инспекцией, судом или комиссией по трудовым спорам).

В каких случаях писать в полицию

Любое происшествие, угрожающее безопасности человека или причиняющее ущерб имуществу, признается законом как повод для возбуждения дела. Неправомерные действия нуждаются в расследовании правоохранительными органами. Примером являются как незначительные нарушения порядка (драки, хулиганство, мелкие кражи), так и опасные преступления, связанные с убийствами, изнасилованиями, грабежами и т.п. В задачу полицейских входит найти и привлечь виновных к ответственности.

Для проведения оперативных мероприятий правозащитникам требуется заявление, составленное пострадавшим или свидетелем. Сотрудники МВД обязаны принимать обращения граждан круглосуточно, без перерывов и выходных.

Уведомить о правонарушении можно не только в письменной форме. Полицейские проверяют и устные сообщения о преступных действиях. При этом гражданина, подавшего заявление, предупреждают об ответственности за ложный донос, прописанной в ст. 306 Уголовного кодекса РФ.

Заявление о предоставлении отпуска

На предприятии работникам чаще всего приходится обращаться к нанимателю по поводу предоставления им законного права на отдых. Независимо от конкретного вида и условий, существуют единые правила написания заявления на отпуск. Этот документ составляется лично самим работником и записывается от руки на листке формата А4. Как и любое другое кадровое заявление, он должен содержать в себе следующие реквизиты:

• Адресат. Как правило, это работодатель. Надо написать наименование данной организации, а также указать фамилию, инициалы и должность ее руководителя.
• Отправителем является сам работник. Он должен указать полностью свою фамилию, имя и отчество, а также то самое структурное подразделение, в котором в настоящее время трудится.
• Наименование документа.
• Основной текст заявления, который обычно содержит информацию о периоде и причинах предоставления отпуска.
• Далее идет дата составления заявления.
• Затем ставится личная подпись работника с полной расшифровкой.

Как выделяется обращение?

Так как обра­ще­ние не явля­ет­ся пол­но­прав­ным чле­ном пред­ло­же­ния, оно отде­ля­ет­ся зна­ка­ми пре­пи­на­ния. Если обра­ще­ние про­из­но­сит­ся без вос­кли­ца­тель­ной инто­на­ции, оно выде­ля­ет­ся запя­той в нача­ле или кон­це пред­ло­же­ния и запя­ты­ми, если нахо­дит­ся в сере­дине пред­ло­же­ния:

Саша, нари­суй мне море.

Поведай, кни­га, мне тай­ны при­ро­ды. .

Каждый труд бла­го­сло­ви, уда­ча (С. Есенин). .

Если обра­ще­ние нахо­дит­ся в нача­ле пред­ло­же­ния и про­из­но­сит­ся с вос­кли­ца­тель­ной инто­на­ци­ей, то после него ста­вит­ся вос­кли­ца­тель­ный знак. При этом пер­вое сло­во пишет­ся с про­пис­ной бук­вы, напри­мер:

Старик! Я слы­шал мно­го раз, что ты меня от смер­ти спас (М. Лермонтов)

Природа-мать! К тебе иду с сво­ей глу­бо­кою тос­кою (А. Майков).

Частицы «о», «ах», «а» и др. , сто­я­щие перед обра­ще­ни­я­ми, от них не отде­ля­ют­ся запя­той, напри­мер:

Как хоро­шо ты, о море ноч­ное! (Ф. Тютчев)

Засветись, о день счаст­ли­вый! Разгони густой туман (А. Майков).

Тебе, Казбек, о страж Востока, при­нес я, стран­ник, свой поклон (М. Лермонтов).

Похожие записи:

• Какие права при наследовании имеют внуки умершего?
• Трудовой договор: гарантии при приеме на работу
• Придомовая территория: кто за что платит?