Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.
Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».
При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.
Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:
- за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
- за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.
И отразить в отчётности следующим образом:
- зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Порядок калькулирования причитающейся суммы и выдачи денег отпускнику
Калькулирование ежегодного оплачиваемого отпуска (и переходящего) производится с учетом требований правительственного постановления РФ № 922от 24.12.2007. Оплата отпуска производится авансом. Независимо от того, когда ПО начинается и заканчивается, причитающуюся сумму наниматель обязан выдать работнику за три дня до начала отпуска (ТК РФ, ст. 136, ч. 9). В том месяце, когда были выданы деньги, с них исчисляется НДФЛ.
Калькуляция производится согласно формуле: ПO = ГД/ 12 (месяцев)/29,4 (дня)* ЧД, где ПО — переходящий отпуск, ГД — годовой доход, ЧД — число дней отпуска. Расчетный период — предшествующие 12 календарных месяцев (правительственное постановление № 922 24.12.2007, п.4). Календарный месяц — период с первого до последнего числа месяца.
К примеру, гражданин РФ проработал 2 года и уходит в очередной оплачиваемый отпуск с 21 августа 2017 г. на 14 календарных дней. Отпуск переходящий: начинается августом, а заканчивается сентябрем. Причитающуюся сумму по нему наниматель обязан подсчитать и выплатить за 3 дня до 21.08.2017 (до начала ПО). Больничных листков у работника не было, мат. помощь, премиальные и надбавки не начислялись, расчетный период выработан полностью.
| Данные для калькуляции | Последовательный подсчет ПО | Результаты калькуляций |
| Оклад 23 000 руб. за предшествующие 12 месяцев;
число дней отпуска — 14; множитель среднего числа отработанных дней — 29,4 |
Годовой доход: 23 000 * 12 = 276 000 руб.;
ПO без исчисления НДФЛ согласно формуле ГД/ 12/29,4* ЧД: 276 000/12/29,4 * 14 = 10 952 руб.; НДФЛ с отпускных, формула — ПО * 13%: 10952 * 13 / 100 = 1 424 руб.; Сумма ПО к выплате за минусом НДФЛ (13%): 10952 — 1424 = 9 528 руб. |
Годовой доход — 276 руб.;
ПО — 10 962 руб.; НДФЛ — 1424 руб. По к выплате — 9 528 руб. |
По итогам калькулирования выдача ПО (9 528 руб.) производится за три дня до 21.08.2017, а налог по доходу физлиц перечисляется не позднее 31.08.2017.
- Переходящими отпускными признаются выплаты, срок перечисления НДФЛ по которым пришелся на следующий квартал. Такая ситуация возникает, когда последний день месяца выпадает на выходной или праздничный день.
- Переходящие отпускные отражаются в Разделе 1 (кроме строки 070) того периода, в котором они были выплачены, и в Раздел 2 периода, в котором был перечислен налог в бюджет. Например, июньские отпускные войдут только в Раздел 1 отчета за полугодие. В раздел 2 они войдут уже в отчет за 9 месяцев.
- В строке 070 Раздела 1 переходящие отпускные включаются в том периоде, в котором налог уплачен в бюджет. Если по июньским отпускным налог перечислен до конца месяца, его нужно включить в строку 070 Раздела 1 отчета за полугодие. Если НДФЛ перечислен 1 июля — его необходимо отразить в строке 070 Раздела 1 отчета за 9 месяцев.
Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения
Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения — выдала зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск.
При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Дата получения дохода — день выплаты. Поскольку компания рассчиталась с сотрудником в последний рабочий день, даты в строке 100 совпадают. Налог с обеих выплат нужно удержать в этот же день.
Компенсация неиспользованного отпуска — это не отпускные. Крайний срок перечисления НДФЛ с этой суммы — день, следующий за выплатой, как и по зарплате. Все три даты в строках 100–120 совпадают. А значит, компенсацию и зарплату отразите в одном блоке строк 100–140.
На примере.
Сотрудник уволился 16 июня. В этот день компания выдала ему зарплату за июнь — 28 000 руб., удержала с нее НДФЛ — 3640 руб. (28 000 руб. × 13%). Также компания перечислила компенсацию отпуска — 18 000 руб., удержала НДФЛ — 2340 руб. (18 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — последний рабочий день. То есть 16 июня. По компенсации отпуска — день выплаты. Тоже 16 июня. Крайний срок перечисления — 17 июня. Даты в строках 100–120 совпадают, поэтому компания отразила их вместе. Сумма доходов — 46 000 руб. (28 000 + 18 000), НДФЛ — 5980 руб. (3640 + 2340). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 84.
Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения
Компания выдала зарплату и компенсацию неиспользованных дней отпуска за день до увольнения. В этот же день компания удержала и перечислила НДФЛ с этих выплат.
Кодекс устанавливает особую дату получения дохода в виде зарплаты на случай, когда работник увольняется. Исчислить НДФЛ нужно в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если компания выдала деньги раньше, то налог она удержала до даты получения дохода.
В этом случае в строке 100 поставьте дату получения дохода по кодексу — последний рабочий день. А в строке 110 — день выплаты. Дата в строке 110 будет раньше, чем в строке 100. Но программа пропустит такой расчёт.
Проблем с НДФЛ быть не должно. Инспекторы разрешают удерживать налог с зарплаты, выданной до даты получения дохода.
Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Сотрудник получает такой доход в день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, даты в строке 100 по зарплате и компенсации не будут совпадать. Заполняйте их в разных блоках строк 100–140.
На примере
Сотрудник увольняется 16 июня. 15 июня компания выдала работнику зарплату и компенсацию неиспользованного отпуска. Компенсация — 9000 руб., НДФЛ — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Зарплата — 26 000 руб., НДФЛ — 3380 руб. (26 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — 16.06.2016, по компенсации — 15.06.2016. Поэтому компания заполнила два блока строк 100–140, как в образце 85.
Как отразить сверхлимитные суточные в 6-НДФЛ: пример
Иванов А. А. 08 июля 2021 года поехал в командировку на 15 дней, получив на руки суточные в сумме 15 000 рублей. По возвращении он подготовил авансовый отчет и сдал его в бухгалтерию 23 июля. За июль Иванов получил зарплату 06 августа.
Бухгалтерии нужно будет:
1. Исчислить налогооблагаемую сумму сверхлимитных суточных.
Это просто: 15 000 делим на 15 дней командировки — получается 1000 рублей в день. Из них 300 руб. (1 000 — 700) — налогооблагаемый доход работника. Всего за командировку налогооблагаемых доходов — 4 500 рублей (300 × 15 дней).
2. Отразить в отчете 6-НДФЛ за 9 месяцев (в части налогооблагаемых сумм по сверхлимитным суточным):
1. В разделе 2:
- в графах 110 и 112 — 4 500 рублей дохода;
- в графах 140 и 160 — по 585 рублей (исчисленный и удержанный налог).
2. В разделе 1:
- в графе 021 — 09.08.2021 (НДФЛ перечислен в бюджет);
- в графе 022 — 585 рублей (НДФЛ с суточных).
Рассмотренные нами сроки исчисления и отражения в отчете 6-НДФЛ командировочных выплат определяются в привязке к статусу физического лица как работника организации. Но как быть с этими процедурами в случае, если на момент признания суточных полученным и налогооблагаемым доходом работник уволен? Этот сценарий можно отнести к числу особых — ознакомимся с порядком действия бухгалтерии при нем.
Порядок отображения сверхлимитных командировочных трат в 6-НДФЛ
С целью отображения сверхлимитных сумм оформляется раздел 2 6-НДФЛ. Здесь конкретизируются даты и суммы доходов, НДФЛ. Раздел включает 5 строк.
| Ключевые позиции раздела 2 построчно | Детализация раздела 2 (что включает?) |
| Стр. «100» (Датировка действительного получения дохода) | Имеется в виду доход, размер которого отображается по позиции «130»;
пишется последнее число месяца (ст. 223 НК РФ); пособие по болезни и отпускные фиксируются на действительную дату их получения |
| Стр. «110» (Датировка удержанного НДФЛ) | Удержание подоходного налога осуществляется на день получения действительного дохода (отображенного по позиции «130»), именно с него исчисляется налог |
| Стр. «120» (Датировка перечисления дохода) | На срок влияет вид дохода: до завершения месяца оформляются пособия по болезни и отпускные; в отдельных случаях сведения отражают на следующий день после получения денег. Обычно сюда записывается дата, не позже которой отчисляют НДФЛ |
| Стр. «130» (Величина дохода, который получен) | Сюда записывают:
точный размер суммированного действительного дохода без вычета удерживаемого налога; сумму сверхнормативных командировочных |
| Стр. «140» (Величина удержанного НДФЛ) | Суммированный НДФЛ, который был удержан на дату, записанную в позиции «110» |
Даты получения дохода и удержания НДФЛ
В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.
Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.
Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 2 расчета 6-НДФЛ.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
Отражение отпускных в расчете 6-НДФ вытекает из порядка заполнения самой формы. Она заполняется ежеквартально по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Кроме титульного листа расчет включает два раздела:
- Раздел 1 содержит сведения нарастающим итогом с начала года. В этот раздел попадают доходы и налоги, начисленные с начала года. Критерий – дата начисления, не имеет значение, когда налог перечислен в бюджет,
- Раздел 2 включает сведения только за отчетный квартал. Критерий для включения сведений в раздел 2 – попадание срока перечисления НДФЛ в один из трех месяцев отчетного квартала. То есть во второй раздел сведения отбираются не по дате получения дохода и удержания налога, а по сроку его перечисления в бюджет.
Для правильного отражения отпускных нужно знать порядок определения даты получения дохода, удержания налога с них и срока перечисления НДФЛ в бюджет.
Компания перечислила сотруднику отпускные уже после того, как он ушел в отпуск.
Компания обязана перечислить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если компания выдала деньги с опозданием, то дата получения дохода не меняется. Это будет день фактической выдачи отпускных. Поэтому не имеет значения, заплатила компания отпускные с опозданием или нет.
В строках 100 и 110 в любом случае отражайте день выдачи. В строке 120 запишите крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
За задержку отпускных работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию — не менее 1/300 ставки ЦБ РФ. Компенсация за задержку зарплаты или отпускных не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 04.06.13 № ЕД-4-3/10209). Поэтому такую выплату в расчете не отражайте.
На примере
Сотрудник ушел в отпуск с 4 апреля. Крайний срок перечисления отпускных — 1 апреля (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Но отпускные компания перечислила только 7 апреля — 28 000 руб. В этот день она удержала НДФЛ — 3 640 руб. (18 000 руб. × 13%). В строках 100 и 110 раздела 2 компания записала 07.04.2016. Крайний срок перечисления НДФЛ приходится на 30 апреля. Это выходной, поэтому в строке 120 компания записала ближайший рабочий день — 04.05.2016.
Вместе с отпускными компания перечислила компенсацию за просрочку — 71,87 руб. (28 000 руб. × 1/300 × 11% × 7 дн.). Эта сумма не облагается НДФЛ. Компенсацию за просрочку компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 34.
Компания выдала отпускные сотруднику в мае. Но дни отдыха приходятся на май и июнь.
Дата получения дохода в виде отпускных — день, когда компания выдала деньги (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). На какие дни приходится отдых, значения не имеет. Поэтому заполняйте выплату в одном блоке срок 100–140. Компания удерживает НДФЛ с отпускных в день выдачи, поэтому в строке 110 запишите эту дату. В строке 120 поставьте крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ).
На примере. Компания 23 мая выдала сотруднику отпускные — 18 000 руб. В этот же день удержала НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ — 31.05.2016. Отпуск приходится на 5 дней в мае — 28-31-го числа и 3 дня в июне — 1-3-го числа. Компания не делила отпускные между месяцами, а записала в одном блоке строк 100–140, как в образце 40.
Как отразить зарплату выданную вместе с отпускными в 6 ндфл
Необходимо сформировать таблицу для наглядности, показав порядок заполнения формы 6 НДФЛ:
Месяц, в котором работник получает свой доход Назначение данного вида прибыли Сколько получил на руки Начисляемый обязательный подоходный сбор Январь Зарплата 45000 5850 Февраль Зарплата 45000 5850 Март Зарплата 45000 5850 Апрель Зарплата 45000 5850 Май Зарплата 45000 5850 Май Отпускные 52000 6760 Июнь Зарплата 42200 5486 Итог 319200 41496
Теперь нужно правильно заполнить отчет нарастающим итогом вплоть до июня текущего года.
Номер строки Показываемое значение Раздел 1 010 13 020 319 200 030 — 040 41 496 060 1 070 36 010 Раздел 2 (заполняется сведениями за период с апреля по июнь)
Март
100 31.
Когда выполняется пересчет доходов
В практике возможны случаи, когда после представления декларации в фискальные органы пересчитывают суммы и подают уточненку.
Это выполняется в двух ситуациях:
- Бухгалтер ошибся в налогообложении и подал неверные сведения. В таком случае незамедлительно после обнаружения ошибки исправить сведения и подать правильный расчет.
- Перерасчет вознаграждений обоснован законодательно. Это произойдет после отзыва сотрудника из отпуска, если работник уволился, отпуск перенесен по причине опоздания выплаченных вознаграждений. В таком случае суммы включают в отчет того периода, когда перерасчет выполнен. Эта норма определена в БС 4-11-9248.