Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный кадровый документооборот — уже можно!». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.

Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию

Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.

Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.

От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.

В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:

• личная карточка работника по форме T-2;
• штатное расписание по форме Т-3;
• графики отпусков по форме Т-7;
• положение о хранении и использовании персональных данных;
• журнал регистрации приказов;
• журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).

Цифровизация кадрового делопроизводства

Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.

Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.

Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.

Какие ещё привилегии есть у ИП-работодателей

В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц, к которым относятся и индивидуальные предприниматели. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:

• Дополнительные основания для увольнения кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии и т. д.
• Меньший срок уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, ИП может уведомить работников за 14 календарных дней, а не за 2 месяца, как в организациях.
• Меньший срок предупреждения об увольнении при сокращении численности работников или закрытии ИП. В отличие от организаций, предупредить можно меньше, чем за 2 месяца. При этом ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие.

• 11 ноября 2022 года прошел VII HR-форум «РБК 2022. Кадры. Технологии. Будущее», который был посвящен изменениям в стратегиях управления персоналом.

• В форуме приняли участие HeadHunter, Tele2, «Русал» и другие компании. Они обсудили актуальные тренды в кадровой политике и представили бизнес-кейсы на эту тему.

• Главной темой стала поддержка ментального состояния сотрудников в условиях высокой тревожности. По мнению Елены Ивановой, заместителя генерального директора по организационному развитию и управлению персоналом Tele2, нынешнюю эпоху можно охарактеризовать словами «забота и устойчивость».

• В фокусе дискуссии оказались такие темы, как влияние мобилизации на HR-политику, создание кадрового резерва и цифровизация управления персоналом.

• На сессии о мобилизации выступили представители HeadHunter. Они отметили, что после объявления мобилизации на рынке труда стало больше вакансий. Это относится к рабочим (курьер, водитель) и офисным профессиям (менеджер, маркетолог, разработчик).

• Проблему нехватки сотрудников обсудили представители «Ростелекома», МГТУ имени Баумана и ВШГУ РАНХиГС. Эксперты поделились мнением о том, какие шаги необходимо предпринять, чтобы не потерять кадровый резерв.

• О цифровизации HR-процессов рассказали представители компаний ForPeople, «Севергрупп», «Академия бизнеса Б1». Спикеры поделились опытом перехода на российские IT-системы и объяснили, как автоматизировать управление персоналом.

На каких микропредприятиях начнут действовать новые условия СОУТ

Приказ № 699н Минтруда утвердил правила СОУТ на микропредприятиях некоторых категорий по ОКВЭД2. В пункте 2 приложения к приказу перечислено 12 сфер, где будут действовать новые особенности СОУТ:

• Класс 62 и 63 раздела J ОКВЭД, в частности компании, занятые разработкой компьютерного ПО, консультациями в этой сфере или деятельностью в информационных технологиях.
• Раздел K — финансовые и страховые компании.
• Раздел L — организации, занятые операциями с недвижимостью.
• Класс 69 раздела M — микропредприятия, работающие в сфере бухучета и права.
• Класс 70 раздела М — головные офисы, консалтинговые компании в сфере управления.
• Класс 71 раздела M — компании, занятые архитектурным и инженерно-техническим проектированием, техническими испытаниями, исследованиями и анализом.
• Класс 73 раздела M — рекламные фирмы и микропредприятия, занимающиеся исследованием рыночной конъюнктуры.
• Раздел N — административные организации.
• Раздел P — организации, занятые в сфере образования.
• Класс 90 раздела R — архивы, музеи, библиотеки и другие объекты культуры.
• Класс 94 раздела S — общественные организации.

Информация о микропредприятии и Единый реестр Субъектов Малого и Среднего Предпринимательства

Налоговой службой формируется и ведется единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.

Реестр содержит перечень средних и малых предприятий.

Микропредприятия, содержащиеся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, также указаны в реестре с указанием их статуса.

Информация о микропредприятии отражается Едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства (ЕР СМСП) следующим образом:

Если предприятие соответствует вышеуказанным признакам на протяжении 3-х лет, то организация или ИП автоматически включается в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (ЕР СМСП).

Так как реестр отражается Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства формируется автоматически, то работодателям не надо представлять никаких дополнительных документов, и нет необходимости писать заявление об установлении соответствующего статуса.

Для отражения сведений в Едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства необходимо соблюдать главное условие — регулярно предоставлять бухгалтерскую и налоговую отчетность в налоговые органы.

На основании полученной информации и выносится решение о соответствии субъекта признакам микропредриятия.

Посмотреть статус, который имеет предприятие, можно после регистрации на официальном сайте ФНС РФ через личный кабинет.

Проверки микропредприятий

Процесс проверки организаций, относящихся к микропредприятиям, очень похож на процесс проведения аудита фирм, но все же наблюдаются определенные отличия. Опираясь на законодательство Российской Федерации, последние несколько лет процедура аттестации была заменена на специальную оценочную процедуру рабочего места. Микропредприятия тоже должны проводить подобные мероприятия внутри своих структур, но с учетом некоторых льгот. Закон гласит, что некоторые виды работников – фрилансеры и люди, работающие на удаленной работе, не нуждаются в обязательной проверке рабочего места.

Получается, что сотрудник и работодатель имеют право подписать документ, который будет позволять работнику работать в удаленном доступе без организации рабочего места и со свободным графиком работы. Это позволит микропредприятию исключить процедуру оценки рабочего места согласно законодательству.

Нужна ли аттестация рабочих мест на микропредприятиях?

Напомним, что аттестация рабочих мест еще с 2014 года заменена специальной оценкой рабочих мест. И согласно Федеральный закон от 28.12.2013г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» она провится для всех, т.е. нигде не сказано, что микропредприятия могут не проводить такую оценку. Но есть одна возможность избежать лишних трат. Согласно статьи 3 этого закона «Специальная оценка условий труда не проводится в отношении условий труда надомников, дистанционных работников…»

Итак, заключайте с работником договор о дистанционной работе (в интернете можно найти образцы), в котором не предусмотрено предоставление рабочего места, а также графика работы. И тогда на вашем микропредприятии можно избежать процедур спецоценки на законных основаниях.

Кадровый учет по упрощенной схеме

К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:

• составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
• оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
• внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
• заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.

Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2017 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.

Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров

Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:

1. размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
   штатная численность – не более 15 человек;
2. доля участия государства – максимум 25%.

Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.

Увольнение (высвобождение) работника

Увольнение трудоустроенного сотрудника производится его работодателем на основании одного из трех перечисленных ниже документов:

• заявление работника об увольнении (собственное желание сотрудника, работодатель предупреждается за 2 недели);
• соглашение между работодателем и работником о прекращении трудовых отношений (расторжение договора по обоюдному желанию сторон);
• уведомление об окончании периода действия договора, посредством которого были ранее оформлены трудовые отношения.

Процедура увольнения:

1. Издание работодателем соответствующего приказа.
2. Составление записки-расчета по трудовым выплатам в связи с увольнением.
3. Внесение в трудовую книжку сведений об увольнении (как в приказе).
4. Внесение соответствующей записи в персональную карточку сотрудника.
5. Увольняющийся сотрудник расписывается в личной карточке.
6. Уволенному работнику возвращается его трудовая книжка, выдаются справки о выплаченной зарплате и 2-НДФЛ.

В бюджетной сфере наблюдается жесткая конкуренция со стороны соискателей. Государство всегда заинтересовано в привлечении опытных и грамотных управленцев, гарантируя им финансовую стабильность, льготы и перспективы карьерного роста. В 2023 году будут укрупняться госструктуры и компании, созданные при участии Правительства, а значит – будут расширяться их штаты сотрудников.

Если кризисные явления в экономике затянутся, то государственные компании и учреждения бюджетной сферы станут основными работодателями в стране на ближайшие 3 года, оттеснив коммерческие структуры в нише малого и среднего бизнеса. Санкционные ограничения и экономическая стагнация будут способствовать расширению государственного участия на рынке труда в таких сегментах как: it-индустрия, строительство, логистика, сельское хозяйство и прочее.

Инвестируйте в лидеров

Ни для кого не секрет, что руководитель может легко создать или разрушить мотивацию подчиненного. Поэтому влияние менеджера и его лидерский потенциал не следует упускать из виду, а наоборот надо развивать и улучшать. Это напрямую связано с удовлетворенностью и эффективностью всего персонала.

Согласно отчету Gallup, «менеджеры ответственны за 70% вовлеченности сотрудников». Это подтверждает, что руководители являются самым влиятельным фактором вовлеченности сотрудников и их производительности на работе. Также исследования показывают, что 49% управленцев (до 80% в мелком и среднем бизнесе) сообщают, что они никогда не получали достаточного обучения управленческим навыкам для достижения успеха в своей работе.

Таким образом, сделайте обучение управленцев в вашей компании постоянным элементом вашей HR стратегии. Инвестируйте в образование и повышение квалификации ваших управленцев и это повысит общий уровень эффективности процессов в вашей компании.

Новые годовые формы с отчета за 2022 год.

Так, приказ вводит новые годовые формы:

• № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;

• № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда»;

• № 1-Т(ГС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе государственных гражданских служащих»;

• № 1-Т(МС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе муниципальных служащих».

Как микропредприятию вести трудовую книжку

Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.

Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

1. При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
2. Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
3. Работа без оформления трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
4. Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Похожие записи:

• Оформление и регистрация машины на несовершеннолетнего ребенка
• Водительские права в Казахстане: получение, замена, лишение
• Как государство помогает предпринимателям в 2023 году