Документооборот. Требования к оформлению документации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот. Требования к оформлению документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Библиографические ссылки приводят преподавателя или других людей, которые читают курсовую работу к первоисточнику, где можно найти более подробную информацию по теме и удостовериться в том, что студент писал работу самостоятельно. Они могут быть размещены сразу после цитируемого отрывка теста и указывать на номер источника в конце курсовой работы. Ссылка закрывается в квадратные скобки. Внутри них первым ставится номер книги или журнала из списка источников. Следом за ним указывается страница из книги, откуда взята цитата или информация. Например, [12; c 324].

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее Товарный знак – вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа – вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ИНН;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Правила оформления курсовой работы по ГОСТ

Текст должен быть понятен и легко воспринимаем. Нельзя допускать, чтобы он “скакал” по странице или заезжал на поля.

Курсовую работу лучше всего оформлять в программе Microsoft Word. Так вероятность, что работа правильно отобразится на любом компьютере и распечатается без проблем, будет выше.

Размер полей можно редактировать во вкладке «Параметры станицы». По ГОСТу размеры полей:
• правое – 10 мм;
• левое — 30 мм;
• нижнее — 20 мм;
• верхнее — 20 мм.

Шрифт текста — Times New Roman;
• Кегель основного текста — 14, в сносках — 12;
• Интервал основного текста – 1,5, в сносках — 1;
• Переносы нужно отключить;
• Цвет теста — черный;
• Размер красной строки — 1,25 см.

Основной текст работы выравнивается по ширине.

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Оформление заголовка и подзаголовка

Все заголовки должны быть расположены в середине строки. Заголовки разделяют тройным интервалом сверху и снизу. ГОСТом рекомендовано каждую главу (раздел) начинать со следующей страницы. Также должны соблюдаться следующие условия:

• Нумерование цифрами каждого раздела и подраздела по всему основному документу.
• Разделы и подразделы всегда должны именоваться: недопустимо оставлять пустые строки.
• Обозначаются подзаголовки таким образом: нумеруется заголовок по порядку, затем через точку пишется номер по порядку подзаголовка (после номера заголовка и подзаголовка точки не ставятся).
• Подразделы и разделы начинаются с абзаца и с большой буквы (в конце точка не ставится).
• Если раздел состоит из двух предложений, то между ними обязательно ставится точка.
• Запрещено переносить слова.
• Введение и заключение нумерации не подлежат.

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

• ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
• ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

• ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
• ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
• ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
• ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Настройка полей с помощью линейки

В текстовом редакторе Word есть инструмент под названием «Линейка». С его помощью можно быстро и достаточно точно настраивать поля текстового документа. При этом, данный инструмент работает на всех вкладках и не требует открытия дополнительных окон.

Для того чтобы воспользоваться инструментом «Линейка», его нужно сначала включить. Для этого перейдите на вкладку «Вид» и установите отметку напротив соответствующей опции.

После этого слева и сверху документа Word появится линейка, на которой будут обозначены текущие поля. Теперь вы можете настроить поля страницы буквально в один клик. Для этого нужно нажать на край текущего поля и передвинуть его в нужную сторону.

Удаляем висячие строки

Когда у Вас на листе помещается только первая или последняя строка абзаца, а остальная его часть – на другом листе, это совсем не красиво. И это усложняет чтение текста. К счастью, Word автоматически обрабатывает такие случаи. Висячие строки либо опускаются на следующий лист, либо к ним опускается еще одна строка.

Вы можете более детально настроить этот процесс. Нажмите на пиктограмму в нижнем правом углу блока команд Абзац .

Откройте вкладку Положение на странице с такими опциями:

• Запрет висячих строк – включить автоматическое исправление висячих строк
• Не отрывать от следующего – запрещает разрыв страницы между текущим и следующим абзацами
• Не разрывать абзац – запретить разрыв страницы внутри текущего абзаца
• С новой страницы – перенести абзац на следующий лист

Общие требования ко всей курсовой работе

Никто не будет спорить, если заявить, что главное в курсовой работе это её написание. Однако нельзя пренебрегать и оформлением. В советское время была такая пословица: встречают по одежке, провожают по уму. Вот здесь аналогичная ситуация.

Когда преподаватель открывает курсовую, первое, на что он обращает внимание – это оформление работы. Даже если она выполнена качественно и по делу, но выглядит криво или неопрятно, у человека, проверяющего работу, автоматически появляется неприязнь к труду студента. А это вполне может отразиться на итоговой оценке курсовой работы.

Поэтому, даже выполнив исследование на отлично, нельзя забывать об аспекте оформления. Нужно открыть ГОСТ/методические указания учебного заведения, просмотреть предписанную нормативную документацию и понять, как оформлять курсовую работу учащимся по ГОСТу.

Для текстовых документов основа — ГОСТ 7.32–2001. У него следующие требования:

• Работа должна печататься на одной странице листа А4
• Шрифт – прямой, черного цвета, с кеглем от 12 (самый распространенный вариант – 14)
• Подзаголовки – используется полужирный шрифт
• Тип шрифта – оптимальный вариант Times New Roman.. Однако в ГОСТе нормативов по этому пункту нет
• Текст выравнивается по ширине
• Абзац обязан иметь отступ в 1,25 см
• Отступ слева (для прошивки) — от 30 мм, справа – от 10 мм. С верху/снизу – не менее 20 мм
• Нумерация страниц выполняется арабскими цифрами, начинается с титульного листа, но сами номера ставятся только с третьей страницы (Введение), внизу и по центру без точки

Заголовок пишется заглавными буквами (к примеру, ЗАКЛЮЧЕНИЕ) без точки, размещается по центру, не переносится и начинается с новой страницы для структурных единиц.

Для печати страниц ГОСТ требует кегль 11 и тип шрифта Times New Roman.

Можно также использовать ГОСТ 2.105–95.

Если необходимо оформить список источников/библиографический, следует применить следующие ГОСТы:

• Р 7.0.5–2008
• 7.1–2003
• 7.80–2000

Пример оформления реферата по ГОСТу 2022 (Образец)

Оформление титульного листа реферата – дело очень важное и ответственное, ведь обложка – это первое, на что падает взгляд преподавателя. И если понять, как правильно оформить реферат, а именно – его титульник, то можно считать, что пол дела сделано.

В шапке титульного листа обязательно прописывается полное наименование вашего учреждения без всяких сокращений, а также название кафедры. Чуть ниже располагается заголовок «Реферат», причем допускается его написание как строчными буквами, так и прописными. Далее указываются дисциплина и тема вашего реферата.

Для того, чтобы вы узнали, как правильно оформить реферат и учли для себя основные правила оформления введения реферата по ГОСТу, предлагаем вам ознакомиться с основными, самыми важными моментами.

1 Оформление введения реферата по ГОСТу 2022 должно обязательно включать такие ключевые позиции, как актуальность, цель, задачи исследования, субъект и предмет. Здесь можно рассмотреть основные теоретические источники, которые изучали тематику вашего реферата.

2 Актуальность должна описывать значимость вашей темы в современном мире, почему ее нужно изучать, какую проблему она решает.

Цель и задачи рассказывают для чего поднимается вопрос, затронутый автором и какими путями должна решаться эта проблема.

Предмет и объект – показывают какая сфера затронута в вашем исследовании и какой конкретный предмет изучается.

Оформление заключения реферата считается очень важным элементом работы, так как его задача – анализ и подведение итогов. Преподаватель, из-за отсутствия времени, может не сильно вникать в суть основной части, но заключение он обязательно прочтет и внимательно изучит. А поэтому нужно четко знать, как правильно оформить реферат и его заключительную часть. Для того, чтобы написать заключение, достаточно перефразировать данные во введении цель и задачи, а также выбрать из имеющихся глав все сделанные выводы.

Требования к оформлению заключения реферата предполагают, что оно составляет примерно 10% от объема всей работы и обычно бывает 15-2 страницы. Заголовок выравнивается по центру и имеет тот же размер шрифта, то и весь текст.

Часто при оформлении заключения реферата используют такие стандартные фразы и клише, как «Из проделанной работы мы видим…», «Данное исследование показало…», «Приходим к выводу, что…» и др.

Оформление списка используемой литературы реферата порой оказывается наиболее сложной частью работы. Здесь имеется много тонкостей и нюансов, которые нужно учитывать. Остановимся на них поподробнее.

1 Реферат должен включать не меньше 8-9 различных источников

2 Согласно нормам ГОСТа все источники располагаются в определенном порядке:

Нормативно-правовые акты

Монографии, учебники, труды ученых

Статьи периодической печати(газеты, журналы)

Архивные материалы

Интернет-источники

Инструкция по оформлению курсовой работы-2022 (требования, примеры, скрины)

Для текстовой документации предусмотрены шрифты по ГОСТу для word. Отступать от норм недопустимо.

• Times New Roman, размер не меньше 12;
• Verdana, размеры 12 и 13;
• Calibri, размер 12;
• Arial, размеры 12 и 13;

При написании курсовой, дипломной работы и рефератов используют стандартный шрифт документа Word — Times New Roman 14. При использовании различной информации (формул, терминов), которую следует выделить, разрешено применение любого шрифта. Использование полужирного шрифта не допускается.

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• ФИО его владельца;
• срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Совет 1: Как оформить документ по ГОСТу

Это межгосударственный стандарт, в котором очень подробно и основательно изложено все, что касается тестовых документов.

В нем даны общие положения и определение этого понятия и требования к различным видам таких документов. Требования к оформлению документов также изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

2 Сам текст, согласно действующим ГОСТам, печатайте на одной стороне листа писчей бумаги формата А4. Верхнее и нижнее поле должно быть равно 2 см, размер левого установлен 3 см, правого 1,5 см. Текст печатайте с полуторным интервалом между строк, красная строка печатается с интервалом 1,25 см.

Используйте шрифт Times New Roman Cyr размером 14 пт. 3 Нумеруйте страницы арабскими цифрами, размещая их в нижнем колонтитуле, посередине страницы. Нумерация должна быть сквозной по всему документу.

Оформление курсовой работы по ГОСТу в 2021 году (образец)

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа – вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ИНН;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Настройка текста ворд по госту

Выводы – краткий анализ, который необходимо уместить максимум в 2 страницы и пишут их после написания основного текста. Автор подводит итоги, то есть, пишет про достигнутые цели, выделяет достоверные и обоснованные положения или утверждения.

Здесь необходимо обратить внимание проверяющего на то, какие проблемы рассмотрены с точки зрения практического приложения.

Оформление источников – важная часть в любой научной работе. Потому нужно давать исключительно достоверную информацию.

Согласно ГОСТу 7.80-2000 литература пишется в алфавитном порядке исходя из фамилии автора. Если есть в списке нормативные акты, их нужно писать перед литературой, а в конце дать ссылки на Интернет-ресурсы по ГОСТу 7.82-2001.

Любая студенческая работа начинается с титульного листа. На нем должна присутствовать следующая информация:

• полное название учебного заведения;
• наименование кафедры;
• тема курсовой работы и название предмета;
• фамилия, имя и отчество автора работы;
• данные преподавателя;
• город и год написания курсовой работы.

Как правило, название темы курсовой работы оформляется 16 кеглем (иногда дополнительно выделяется жирным), все остальные данные – 14 пт.

N 2004-ст взамен настоящего ГОСТа с 1 июля 2021 г. введен в действие для добровольного применения в РФ Согласно письму Минюста РФ от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г.

N 65-ст не нуждается в государственной регистрации (информация опубликована в Бюллетене Министерства юстиции РФ 2003 г.

Стандарты оформления курсовой работы по ГОСТу 2020

В «Основной части» реферата выполняется подробное описание предложений и способов исследований. Объем раздела рекомендуется размещать на 15-17 страниц.

Заполнение основной части заключается в написании в верхней строке страницы наименование главы и параграфа с выравниваем по центру. Затем необходимо выложить нужный текст и выровнять его по ширине.

После первой главы в таком же стиле необходимо приступить ко второй и аналогично выполнить те же операции. В конце главы необходимо кратко написать выводы. Для большей наглядности текст в основной части дополняют таблицами, иллюстрациями, схемами, графиками.

Объем текста в главах должен быть более-менее равнозначным (различие – до 3-х страниц). После заполнения текста нужно проверить написанное на предмет грамматических ошибок.

Похожие записи:

• Упрощенное гражданство РФ: способы получения
• Льготы ветеранам труда в московской области в 2021 году
• Как получить свидетельство об установлении отцовства