Инструкция по первичной регистрации ИС ЭСФ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по первичной регистрации ИС ЭСФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Для чего нужно добавление сотрудника на портал esf?

1. Когда руководитель является первым руководителем двух и более организаций или ИП, соответственно необходимо разделить для исполняющих сотрудников права на доступ к счет-фактурам по организациям. Например, бухгалтер 1 один может иметь доступ к ЭСФ только для организации 1, бухгалтер 2 имеет доступ к ЭСФ к организации 2, и так далее. Если же пользоваться только ключом первого руководителя, то доступ к ЭСФ с этим ключом будет предоставлен для всех организаций.
2. Из соображений безопасности, сотрудник при работе с ЭСФ должен использовать только свою ЭЦП для физического лица. Это позволит идентифицировать пользователя при совершении действий с ЭСФ.

Информационная система ИС ЭСФ

ИС ЭСФ
– это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно

• В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
• В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
• В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

• ;
• А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере

), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.

С 1 апреля 2021 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».

Полезно

Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:

• Виртуальный склад — что это?;
• Как ввести остатки по товару на Виртуальный склад;
• Для кого обязательна работа в Виртуальном складе с 1 апреля 2018 года?.

Нововведения, общие для всех сфер

Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:

• В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
• Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
• Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
• В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.

Где взять образцы заполнения

Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.

Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.

Электронные счета-фактуры esf gov kz 8443 — вход на сайт ИС ЭСФ

ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.

Полезно

Подробнее про основные моменты работы в ИС ЭСФ для пользователей программ 1С:

• Настройка обмена данными с ИС ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
• PRO прямую выписку ЭСФ в «1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
• PRO выписку ЭСФ посредством экспорта и импорта XML-файлов в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана.

Как Вы уже поняли из предыдущего блока, продавец получает извещение о получении файла покупателем посредством оператора ЭДО. Непременно, он уведомляет покупателя о полученном подтверждении в срок на следующий день. По факту выставленным счет будет признаваться на момент получения такого подтверждения (п. 2.7 Порядка). Сам по себе обмен подобными сообщениями представляет собой лишь договоренность участников процесса и не влечет за собой обязанности это выполнять.

Важно! Отправленный по факту счет-фактура в электронном виде нельзя повторно отправить на бумажном носителе. Такой допустимо лишь в ситуации технических неполадок и сбое в работе программы, тогда Вы смело можете продублировать счет покупателю.

В книгу продаж счет-фактура в электронном варианте фиксируется по общепринятым правилам и рекомендациям в квартале отгрузки товаров либо же полученного авансирования в его оплату (п. 2 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.).

ИС ЭСФ
– это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно

• В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
• В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
• В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

• ;
• А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере

), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

• ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
• и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Важно!

В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.

Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя

!

Некоторые действия можно выполнить только

на веб-портале электронных счетов-фактур:

• Регистрация предприятия, и физических лиц;
• Назначение уполномоченных сотрудников;
• Настройка прав пользователей;
• Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Кто не выписывает ЭСФ в 2022 году

Как гласит НК, необязательной является выписка счетов в электронном виде в следующих случаях:

• При проведении расчета за продукцию с помощью платежных карт (через электронные программно-технические устройства), электронными деньгами или через онлайн-кассы.
• При продаже товаров физ лицам для конечного потребления (то есть не предусматривается их дальнейшая перепродажа), а также субъектам микропредпринимательства (осуществляющие частную предпринимательскую деятельность со среднегодовой численностью работников до полутора десятков человек и среднегодовым денежным оборотом до 30 000 месячных расчетных показателей).
• При оплате через банки и почтовые отделения услуг связи и коммунальных платежей.
• При безвозмездной, то есть бесплатной, передаче продукции.
• И т.д.

ЭСФ, электронные счета-фактуры для Казахстана

Большой проблемой для казахстанских предпринимателей и бухгалтеров стало введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ). Так, даже не ведущим бухгалтерский учет ИП применяющим специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации пришлось столкнуться с выпиской ЭСФ при ряде условий. А ведь многие из них даже не вели учет своих документов.

Теперь с выпиской ЭСФ больше нет проблем, ведь Mybuh.kz добавил к очень простой функции создания бухгалтерских документов возможность выписки ЭСФ напрямую из личного кабинета в сервисе.

Выписать ЭСФ через Mybuh.kz намного проще, чем создавать документ на портале ИС ЭСФ. Специально для Вас мы приготовили данную инструкцию, которая поможет выписывать ЭСФ с такой же легкостью, как все документы на портале Mybuh.kz.

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Пример #1. Действия со стороны покупателя.

ООО “Звезда” приобрело у комбината “Бетоникс” 5 тонн бетона по цене 200 000 рублей. ООО “Звезда” получила от оператора ЭДО файл со счетом-фактурой в электронном формате и здесь же указывается подтверждение его отправления в 15.00 16.04.2021 г. ООО “Звезда” 17.04.2021 г. отправила извещение о том, что такое подтверждение ею получено. Однако, совершение такого действия обязательно при наличии согласованности на то с продавцом, то есть “Бетониксом” (п. 2.9, 2.12 Порядка). Бухгалтер ООО “Звезда” регистрирует полученный документ на бетон в книге покупок одинаково на ряду с обычным бумажным (п. 1.11 Порядка).

Важно учесть, что документооборот в электронном виде производится по отдельности с каждым полученным документом.

Если налогоплательщик не зарегистрирован в ИС ЭСФ — обязательства по выписке ЭСФ нет?

Обязательство по выписке электронного счета-фактуры не зависит от наличия или отсутствия регистрации налогоплательщика в ИС ЭСФ, оно определяется исключительно нормативными актами Республики Казахстан. В настоящее время это требование установлено:

• Налоговым кодексом (статья 412 НК РК)
• Законом РК «О государственных закупках» и Правилами осуществления государственных закупок.
• Правилами осуществления электронной торговли.

Таким образом, регистрации компании в ИС ЭСФ не обязывает предприятие перейти на выписку ЭСФ, но в тоже время отсутствие регистрации — не освобождает налогоплательщика от необходимости работы с электронными счетами-фактурами.

Полезно

• Обязывает ли регистрация в ИС ЭСФ выписывать все счета-фактуры в электронном виде?
• Должен ли налогоплательщик после регистрации в ИС ЭСФ выписывать электронные счета-фактуры?

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

• отгрузка;
• выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
• доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
• момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

• возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
• указание товара (услуги, работы);
• подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
• точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

• данные и реквизиты организации;
• сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
• обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
• регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
• обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
• является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

• контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
• своевременное отправление документа получателю;
• формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
• независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Похожие записи:

• Универсальное пособие на детей с 2023 года: что меняется
• Контрактный управляющий по 44-ФЗ
• Развод с иностранным гражданином в России