Инструкция по первичной регистрации ИС ЭСФ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по первичной регистрации ИС ЭСФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
Эволюция нормативной базы
Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:
- Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
- Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
- Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
- Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
- Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
- Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
- Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
- Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
- Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
- После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.
Для чего нужно добавление сотрудника на портал esf?
- Когда руководитель является первым руководителем двух и более организаций или ИП, соответственно необходимо разделить для исполняющих сотрудников права на доступ к счет-фактурам по организациям. Например, бухгалтер 1 один может иметь доступ к ЭСФ только для организации 1, бухгалтер 2 имеет доступ к ЭСФ к организации 2, и так далее. Если же пользоваться только ключом первого руководителя, то доступ к ЭСФ с этим ключом будет предоставлен для всех организаций.
- Из соображений безопасности, сотрудник при работе с ЭСФ должен использовать только свою ЭЦП для физического лица. Это позволит идентифицировать пользователя при совершении действий с ЭСФ.
Информационная система ИС ЭСФ
ИС ЭСФ
– это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно
- В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
- В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
- В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.
Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:
- ;
- А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.
КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере
), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.
Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.
С 1 апреля 2021 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».
Полезно
Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:
- Виртуальный склад — что это?;
- Как ввести остатки по товару на Виртуальный склад;
- Для кого обязательна работа в Виртуальном складе с 1 апреля 2018 года?.
Нововведения, общие для всех сфер
Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:
- В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
- Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
- Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
- В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.
Где взять образцы заполнения
Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.
Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.
Электронные счета-фактуры esf gov kz 8443 — вход на сайт ИС ЭСФ
ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.
Полезно
Подробнее про основные моменты работы в ИС ЭСФ для пользователей программ 1С:
- Настройка обмена данными с ИС ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
- PRO прямую выписку ЭСФ в «1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
- PRO выписку ЭСФ посредством экспорта и импорта XML-файлов в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана.
Как Вы уже поняли из предыдущего блока, продавец получает извещение о получении файла покупателем посредством оператора ЭДО. Непременно, он уведомляет покупателя о полученном подтверждении в срок на следующий день. По факту выставленным счет будет признаваться на момент получения такого подтверждения (п. 2.7 Порядка). Сам по себе обмен подобными сообщениями представляет собой лишь договоренность участников процесса и не влечет за собой обязанности это выполнять.
Важно! Отправленный по факту счет-фактура в электронном виде нельзя повторно отправить на бумажном носителе. Такой допустимо лишь в ситуации технических неполадок и сбое в работе программы, тогда Вы смело можете продублировать счет покупателю.
В книгу продаж счет-фактура в электронном варианте фиксируется по общепринятым правилам и рекомендациям в квартале отгрузки товаров либо же полученного авансирования в его оплату (п. 2 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.).
ИС ЭСФ
– это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно
- В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
- В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
- В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.
Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:
- ;
- А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.
КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере
), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.
Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.
В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.
Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:
- ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
- и ключ физического лица первого руководителя (RSA).
Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).
Важно!
В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.
Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя
!
Некоторые действия можно выполнить только
на веб-портале электронных счетов-фактур:
- Регистрация предприятия, и физических лиц;
- Назначение уполномоченных сотрудников;
- Настройка прав пользователей;
- Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.
Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.
Кто не выписывает ЭСФ в 2022 году
Как гласит НК, необязательной является выписка счетов в электронном виде в следующих случаях:
- При проведении расчета за продукцию с помощью платежных карт (через электронные программно-технические устройства), электронными деньгами или через онлайн-кассы.
- При продаже товаров физ лицам для конечного потребления (то есть не предусматривается их дальнейшая перепродажа), а также субъектам микропредпринимательства (осуществляющие частную предпринимательскую деятельность со среднегодовой численностью работников до полутора десятков человек и среднегодовым денежным оборотом до 30 000 месячных расчетных показателей).
- При оплате через банки и почтовые отделения услуг связи и коммунальных платежей.
- При безвозмездной, то есть бесплатной, передаче продукции.
- И т.д.
ЭСФ, электронные счета-фактуры для Казахстана
Большой проблемой для казахстанских предпринимателей и бухгалтеров стало введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ). Так, даже не ведущим бухгалтерский учет ИП применяющим специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации пришлось столкнуться с выпиской ЭСФ при ряде условий. А ведь многие из них даже не вели учет своих документов.
Теперь с выпиской ЭСФ больше нет проблем, ведь Mybuh.kz добавил к очень простой функции создания бухгалтерских документов возможность выписки ЭСФ напрямую из личного кабинета в сервисе.
Выписать ЭСФ через Mybuh.kz намного проще, чем создавать документ на портале ИС ЭСФ. Специально для Вас мы приготовили данную инструкцию, которая поможет выписывать ЭСФ с такой же легкостью, как все документы на портале Mybuh.kz.
Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.
Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.
Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Пример #1. Действия со стороны покупателя.
ООО “Звезда” приобрело у комбината “Бетоникс” 5 тонн бетона по цене 200 000 рублей. ООО “Звезда” получила от оператора ЭДО файл со счетом-фактурой в электронном формате и здесь же указывается подтверждение его отправления в 15.00 16.04.2021 г. ООО “Звезда” 17.04.2021 г. отправила извещение о том, что такое подтверждение ею получено. Однако, совершение такого действия обязательно при наличии согласованности на то с продавцом, то есть “Бетониксом” (п. 2.9, 2.12 Порядка). Бухгалтер ООО “Звезда” регистрирует полученный документ на бетон в книге покупок одинаково на ряду с обычным бумажным (п. 1.11 Порядка).
Важно учесть, что документооборот в электронном виде производится по отдельности с каждым полученным документом.
Если налогоплательщик не зарегистрирован в ИС ЭСФ — обязательства по выписке ЭСФ нет?
Обязательство по выписке электронного счета-фактуры не зависит от наличия или отсутствия регистрации налогоплательщика в ИС ЭСФ, оно определяется исключительно нормативными актами Республики Казахстан. В настоящее время это требование установлено:
- Налоговым кодексом (статья 412 НК РК)
- Законом РК «О государственных закупках» и Правилами осуществления государственных закупок.
- Правилами осуществления электронной торговли.
Таким образом, регистрации компании в ИС ЭСФ не обязывает предприятие перейти на выписку ЭСФ, но в тоже время отсутствие регистрации — не освобождает налогоплательщика от необходимости работы с электронными счетами-фактурами.
Полезно
- Обязывает ли регистрация в ИС ЭСФ выписывать все счета-фактуры в электронном виде?
- Должен ли налогоплательщик после регистрации в ИС ЭСФ выписывать электронные счета-фактуры?
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
- контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
- своевременное отправление документа получателю;
- формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
- независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.