Электронный больничный лист в 2023 году: инструкция для работодателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный больничный лист в 2023 году: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для получения пособия по нетрудоспособности необходимо в первый день ухудшения самочувствия вызвать участкового врача. Больничный лист оформляется в поликлинике по месту проживания. Заверенный больничный лист предоставляется отделу кадров, а затем бухгалтерии для начисления оплаты.

Проверка бумажного больничного листа

Бумажные больничные в 2022 году продолжают выдаваться в некоторых случаях, которые выше были рассмотрены.

Данные в них должны корректно заполняться как врачом, так и работодателем. Поэтому стоит обращать внимание сразу на:

• Наименование медучреждения.
• Печать (должна соответствовать наименованию медучреждения).
• Данные работника.
• Название организации.

В этом году появился термин «проактивные» или беззаявительные выплаты. Теперь работник получает пособие по следующей схеме:

1. Врач закрывает больничный и отправляет в ФСС.
2. Фонд рассчитывает размер пособия для работника.
3. При необходимости ФСС запрашивает у страхователю недостающие сведения.
4. После получения информации от страхователя Фонд рассчитывает пособие и выплачивает его работнику, который болел.
5. Работодатель также рассчитывает пособие за первые три дня болезни и выплачивает работнику.

Что изменилось для страхователей (работодателей)

До 1 января 2023 года	С 1 января 2023 года
Кто принимает решение о выплате больничных?
Комиссия соцстрахования на предприятии	Работодатель или уполномоченные им лица
Срок рассмотрения больничных и принятие решения о выплате
10 дней — со дня поступления больничного по временной нетрудоспособности к работодателю (днем поступления считается восьмой день после закрытия больничного); 10 дней — со дня поступления к работодателю больничного по беременности и родам (днем поступления считается восьмой день после открытия больничного); 5 дней – уведомление работника об отказе в оплате.	10 дней — со дня поступления больничного по временной нетрудоспособности к работодателю (днем поступления считается восьмой день после закрытия больничного); 3 дня — со дня поступления к работодателю больничного по беременности и родам (днем поступления считается восьмой день после открытия больничного); 5 дней – уведомление работника об отказе в оплате.
Способ подачи заявлений-расчетов
— онлайн с помощью специализированного клиентского программного обеспечения; — на бумажных носителях в отделения рабочих органов исполнительной дирекции ФССУ	— в электронном виде через личный кабинет страхователя на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины; — на бумажных носителях в любой сервисный центр Пенсионного фонда Украины
Финансирование страхователей
ФССУ в течение 10 дней после поступления заявления-расчета	Пенсионный фонд Украины в течение 3-х дней централизован на отдельные текущие счета, открытые страхователями в учреждениях банков для зачисления страховых средств, после поступления заявления-расчета
Кто проводит проверки страхователей?
Рабочие органы исполнительной дирекции ФССУ	Территориальные органы Пенсионного фонда Украины

Как отметили в ПФУ, правила начисления выплат по больничным остались прежними: процент средней заработной платы застрахованного лица в зависимости от продолжительности страхового стажа.

Механизм определения средней заработной платы для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию также не претерпел существенных изменений. В частности, заработная плата для оплаты больничных будет исчисляться путем деления начисленной за расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая) зарплаты, на которую начислен единый взнос, на количество календарных дней занятости в расчетном периоде без учета календарных дней, не отработанных из уважаемых причин. При этом перечень уважаемых причин, учитываемых при расчете, расширен.

Изменения будут применяться к больничным, открытым после 1 января 2023 года. Те больничные, которые начались в 2022 году и продолжились в 2023 году, будут рассчитываться по старым правилам.

Расчетный период для вычисления размера выплат

Не во всех случаях расчетный период для начислений по больничному листу может составлять 12 и более календарных месяцев. В некоторых ситуациях применяется несколько другая схема для начисления. Больничные листы в 2019 году в Украине рассчитываются и оплачиваются согласно Порядку №1266. В этом документе разъясняются нюансы вычисления расчетного периода и оплаты больничного листа. Варианты длительности расчетного периода могут быть такими:

• 12 и более календарных месяцев, которые были отработаны до начала заболевания или декретного отпуска;
• более 1-го, но менее 12-ти календарных месяцев;
• менее месяца;
• ни одного дня.

Оформление и оплата больничных листов по беременности и родам

Согласно законодательству, больничный по беременности и родам в 2019 г. в Украине открывается с наступлением 30-й недели беременности. В этом случае лист нетрудоспособности выдается сроком на 126 дней, 70 из которых – до даты родов и 56 – после них. Помощь по беременности и родам будет выплачиваться в полном размере усредненного заработка и не зависит от длительности страхового стажа женщины.

В расчетный период не включаются:

• больничный лист, выданный по заболеванию;
• время предыдущего отпуска по беременности и родам;
• больничный лист по уходу за детьми, не достигшими 3-летнего возраста (либо 6-летнего возраста по медицинским показаниям).

Где и как оформить электронный больничный лист?

Возможность получить выписку из электронного больничного появилась у граждан Украины в мае 2022 года. Выписка из электронного реестра листков нетрудоспособности также, как и оригинал е-больничного, является подтверждением того, что застрахованный гражданин некоторое время был нетрудоспособным. Затребовать выписку о собственной нетрудоспособности граждане могут в личном кабинете на вебпортале Пенсионного фонда Украины. Кроме самого гражданина, выписку может получить его работодатель также на портале Пенсионного фонда Украины.

С февраля 2022 года приказ Минздрава от 04.02.2022 года позволил открывать электронный больничный пациентам с признаками ковида, гриппа или ОРЗ без посещения врача дистанционно по телефону.

Для этого больному с похожими признаками необходимо обратиться по телефону к своему семейному врачу. После консультации и уточнения состояния здоровья врач может сформировать заключение о временной нетрудоспособности на срок до 5 дней. Но продлять этот срок семейный врач не имеет права, Поэтому по его истечении необходимо посетить врача в поликлинике. При наличии оснований врач в поликлинике продлит больничный.

Правила заполнения электронных больничных листов

Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.

Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.

Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.

Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.

Больничный лист может быть заполнен как с помощью печатающего устройства, так и вручную. Не считается ошибкой заполнение одного из блоков лицевой стороны вручную, а другого — машиной.

Правила оформления больничного должны выполняться, в обязательном порядке, как медиками, так и работодателями.

Работодателю желательно проверить правильность заполнения больничного медучреждением. Если в блоке медиков есть ошибки или исправления, такой больничный ФСС вернет для переоформления, а значит, выплата застрахованному будет задержана. Лучше сразу отправить ошибочный л/н в медучреждение для переоформления.

Заполнение больничного и передача его работодателем в ФСС должны быть произведены в течение 10 рабочих дней после сдачи застрахованным. Больше о сроках оплаты больничного листа в 2023 году читайте здесь. Работодатель вправе выплатить сотруднику пособие из своих средств, не ожидая их поступления из ФСС.

Пособия работникам на ГПХ

Как в 2022 году. Работодатели не платят социальные взносы за сотрудников, которые работают по договорам ГПХ. Соответственно, такие сотрудники не имеют права получать пособия по нетрудоспособности и по беременности и родам (БиР).

Как в 2023 году. Работники на ГПХ смогут рассчитывать на больничные и пособия по БиР. Обязательное условие для этого — сумма взносов, которую перечислили с вознаграждений таких сотрудников в предшествующем страховому случаю году, была больше, чем стоимость страхового года.

Если подрядчики работают у нескольких страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком они получат у одного из страхователей на момент наступления страхового случая по своему выбору (п. 4.1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Получить пособия по временной нетрудоспособности и материнству в 2023 году смогут не все сотрудники (письмо Минтруда РФ от 05.08.2022 № 17-1/В-103).

Лимиты больничных и детских пособий в 2023 году: проект

С 1 февраля 2023 года правительство планирует увеличить размеры больничных пособий и пособий в связи с материнством (законопроект от 27.09.2022 № 201616-8).

Пособие	В 2022 году	В 2023 году
Единовременное пособие при рождении ребенка	20 472,77 ₽	23 011 ₽
Максимальное пособие по беременности и родам при декретном отпуске в 140 дней	360 164 ₽	383 179 ₽
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком	От 7677,81 до 31 282,82 ₽	От 8630 до 33 282 ₽

Оформление больничного листа работодателем

Как выглядит правильно оформленный больничный лист а 2020 году? Образец вы найдете в конце этой статьи. Помните, что в результате несоблюдения работодателем установленных правил заполнения документа ФСС может отказать в возмещении больничного пособия. Нюансы оформления больничных листов разъяснены в письмах ФСС РФ:

• № 14-03-11/15-8605 от 14.09.2011 (по поводу внесения данных в бланки нетрудоспособности);
• № 14-03-18/15-12956 от 28.10.2011 (с разъяснениями положений «Порядка выдачи листков нетрудоспособности»);
• № 14-03-11/15-16055 от 23.12.2011 (с разъяснениями некоторых вопросов по заполнению больничных листов).

Образец заполнения больничного работодателем

1. Наименование и форма собственности организации:
   лучше использовать сокращенный вариант;
2. оставлять интервал в 1 клетку между словами;
3. если название не помещается в отведенной для этого графе, следует закончить его вписывать на середине слова;
4. нарушать границы полей запрещается;
5. если наниматель ИП, то указывается ФИО предпринимателя.
6. Статус рабочего места. В случае занятости на двух и более работах одновременно, гражданин имеет право попросить несколько оригиналов листков нетрудоспособности.
7. Номер регистрации фирмы в ФСС.
8. Код подчиненности.
9. ИНН и СНИЛС сотрудника.
10. Условия начисления. Указывается, если обстоятельства труда, отличаются от стандартных, например, в регионах с повышенной радиацией или на Крайнем Севере. Полная таблица кодов есть на обратной стороне. Если имеет место совокупность условий, проставляется несколько значений.
11. Дата акта формы Н-1. Графа заполняется в случае наличия на производстве несчастного случая, результатом которого стала травма. В бланк вносят дату составления акта, зафиксировавшего происшествие. Если прецедента нет, поле оставляют пустым.
12. Первый рабочий день. Записывается только в случае увольнения, которое возможно при неявке работника в указанный в больничном листе день. Увольнение не означает, что он не может получить пособие.
13. Страховой стаж. В него включается вся трудовая деятельность сотрудника за время, когда наниматели производили за него отчисления в ФСС:
    официальное трудоустройство с заключением трудового договора;
14. военная или гражданская служба;
15. служба в органах ОВД.
16. Нестраховые периоды. К ним относятся все случаи, предусмотренные статьей 12 ФЗ № 400, например, уход за ребенком до 1,5 лет.
17. Период, за который начисляется пособие.
18. Средний заработок:
    расчет производится на основании данных за последние 2 года;
19. если сотрудник за этот период сменил несколько мест, необходимо предоставить справки о доходах со всех предприятий, на которых он был официально трудоустроен;
20. правила регламентированы Федеральным законом №255–ФЗ от 29 декабря 2006.
21. Средняя зарплата за календарный день.
22. Сумма пособия, выплачиваемая из средств нанимателя. Фонд не возмещает первые 3 дня больничного листа, если причиной является травма или болезнь.
23. Сумма пособия от ФСС.
24. Итоговая сумма.
25. Реквизиты и подпись руководителя организации.
26. ФИО главного бухгалтера.

Если в компании директор и бухгалтер одно лицо, то глава организации будет подписывать документ в качестве двух должностей. При проставлении печати предприятия необходимо следить за тем, чтобы ее края не перекрыли заполненные ячейки, иначе сканер не сможет произвести считывание, и бланк будет испорченным.

Листок нетрудоспособности

Документом, удостоверяющим временную нетрудоспособность и подтверждающим освобождение от работы, является листок нетрудоспособности. На это указано в ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и в п. 17 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.

Форма листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».

Порядок выдачи листков нетрудоспособности прописан в Приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (далее — Порядок).

Листок нетрудоспособности выдается в следующих случаях:

• при временной потери трудоспособности;
• на период долечивания в санаторно-курортных учреждениях;
• при необходимости ухода за больным членом семьи;
• на период карантина;
• на время протезирования в условиях стационара;
• на период отпуска по беременности и родам (а также при усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев).

В общем случае выдачу листков нетрудоспособности осуществляют лица, имеющие лицензию на медицинскую деятельность, включая работы/услуги по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка). Из этого правила есть и исключения. К примеру, не выдают больничные работники организаций скорой медицинской помощи, станций переливания крови, приемных отделений больниц и т.д. (п. 3 Порядка).

Какие особенности выдачи листка нетрудоспособности при уходе за больным членом семьи?

В новом порядке 925н содержатся следующие отличия в выдаче листка нетрудоспособности:

1) На основании п. 41 Порядка № 925н больничный лист при уходе за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет выдается (оформляется) без ограничений по срокам (по приказу 624н больничный лист для данной возрастной категории выдавался не более чем на 15 дней, а больший срок – по заключению врачебной комиссии)

Тем не менее пособие по нетрудоспособности назначается за ограниченное количество дней ухода за ребенком указанного возраста: не более чем за 15 календарных дней по каждому случаю лечения ребенка и не свыше 45 календарных дней в году. Это закреплено в п. 2 ст. 5 Закона № 255-ФЗ. Какие-либо поправки в эту норму пока не внесены

2) Скорректировано число календарных дней, на которые выдается листок нетрудоспособности, если уход осуществляется за заболевшим членом семьи старше 15 лет.

В настоящее время больничный лист по каждому случаю заболевания при лечении амбулаторно выдается на срок до трех дней. А по решению врачебной комиссии – на срок не более 7 дней (п. 35 Порядка № 624н).

В соответствии с новым Порядком № 925н в данной ситуации даже без заключения врачебной комиссии листок нетрудоспособности должен выдаваться не более чем на 7 календарных дней по каждому случаю заболевания при лечении в амбулаторных условиях (п. 41 Порядка № 925н).

3) По особым правилам будет выдаваться листок нетрудоспособности, если одновременно болеют несколько детей.

Сейчас в случае болезни в одно и то же время двух детей выдается один больничный лист по уходу за ними. Если одновременно болеют более двух детей, выдается второй больничный лист (п. 38 Порядка № 624н).

С 14 декабря 2020 года эти правила сохранятся в отношении листков нетрудоспособности на бумажном носителе. Если же физлицо получает больничный лист в электронном виде, то оформляется один листок нетрудоспособности, причем независимо от числа заболевших детей (п. 44 Порядка № 925н).

Каковы особенности выдачи листка нетрудоспособности при карантине?

С 14 декабря 2020 года станет возможным получить больничный лист (в т.ч. по беременности и родам) без личного посещения врача, а при получении медпомощи с использованием телемедицинских технологий.

Удаленный прием у врача или так называемая телемедицина получили широкое распространение в период действия ограничительных мер на территории России, введенных с марта 2020 года. Такие новые реалии теперь нашли законодательное закрепление в Порядке № 925н. В указанном случае листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Его вправе выдать врач (фельдшер), сведения о котором внесены в Федеральный регистр медицинских работников. А медорганизация должна быть зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций (п. 50 Порядка № 925н).

Как выглядит больничный лист?

Система российского здравоохранения претерпевает естественные изменения в документообороте. Нововведения направлены на облегчение учета, исключение возможных случайных и умышленных ошибок.

Изменилась и установленная форма заполнения больничного (листа временной нетрудоспособности) согласно приказу Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» от 26.04.2011 № 347н.

С 1 июля 2011 года больничный лист введен повсеместно для использования по всей территории России. В настоящий момент его образец представляет собой машиносчитываемый бланк для заполнения формата А4 с многоступенчатой системой защиты:

• уникальным штрихкодом — комбинацией из 12 цифр;
• бинарным пин-кодом;
• водяными знаками и фоновыми сетками нескольких видов.

Бланк двухсторонний, данные необходимо вписывать в специально отведенных ячейках печатными буквами, тщательно соблюдая инструкции, поскольку они будут считываться, фиксироваться и сохраняться в ФСС автоматически, посредством сканера.

Не допускается заполнение шариковой ручкой. Буквы должны находиться строго в отведенных ячейках, не заходя за их границы. При несоблюдении этих простейших требований машинное считывание станет невозможным, как и дальнейшие выплаты по больничному.

Какие еще есть нюансы

Митрофанова обратила внимание, что больничный лист дадут только в том случае, если человек трудоустроен официально по трудовому договору.

При оформлении больничного листа важно убедиться, что данные работодателю реквизиты указаны верно, иначе есть риск не получить выплаты. То же самое случится, если реквизиты счета окажутся неактуальными.

Если человек уволился и заболел в течение 30 дней после этого, то предыдущий работодатель тоже оплачивает больничный лист в размере 60 процентов от среднего заработка. Работникам стоит знать об этом праве и пользоваться им, уверена юрист.

На самозанятых система страхования по умолчанию не распространяется. Однако способ получить выплаты все же есть: для этого необходимо оформить добровольное страхование.

Похожие записи:

• Название магазина как один из факторов успешной торговли
• Статья 25.5 КоАП РФ. Защитник и представитель
• Прием на работу иностранных граждан — пошаговая инструкция в 2023 году