Как покупателю отразить недопоставку, выявленную после приемки товаров
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как покупателю отразить недопоставку, выявленную после приемки товаров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отражение в учете оплаты поставщику (операция 1.1 «Перечисление предварительной оплаты») в программе регистрируется с помощью документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (раздел Банк и касса — подраздел Банк — Банковские выписки), который может быть создан вручную или сформирован на основании выгрузки из других внешних программ (например, «Клиент-банк»).
Отражение недопоставки товаров
Для того, чтобы в БУ и НУ отразить выявленное расхождение в количестве поступивших товаров (операция 3.1 «Формирование акта о выявленных расхождениях»), необходимо на основании документа Поступление (акт, накладная) (рис. 1) по кнопке Создать на основании сформировать документ Акт о расхождениях (рис. 2).
Обратите внимание, в документе Акт о расхождениях будет размещена специальная строка, указывающая на то, что данный документ сформирован после принятия к учету поступивших товаров (работ, услуг). Это связано с тем, что документ Акт о расхождениях, сформированный после принятия к учету приобретений, и документ Акт о расхождениях, сформированный непосредственно в момент приемки (когда проставляется флаг в строке Есть расхождения в документе Поступление (акт, накладная)), производят различные движения в БУ и НУ.
В табличной форме документа Акт о расхождениях для каждой товарной позиции предусмотрены две строки, в которых отражается информация о поступивших товарах: по товарной накладной (по документу) и по фактическому поступлению (по факту).
По тем товарным позициям, по которым выявлены расхождения, необходимо в строке по факту уточнить количество поступивших товаров, после чего для данной товарной позиции появится еще одна строка со сведениями о расхождениях (расхождения:), рис. 2.
По кнопке Акт о расхождениях (ТОРГ-2) из документа Акт о расхождениях (рис. 2) можно перейти в форму просмотра акта и выполнить его печать.
Проведенный документ Акт о расхождениях никаких движений в БУ и НУ не производит.
Для корректировки стоимости приобретенных товаров в БУ и НУ (операции 3.2 «Корректировка стоимости поступивших товаров»; 3.3 «Корректировка входного НДС»; 3.4 «Восстановление НДС по приобретенным товарам»; 3.5 «Учет образовавшейся переплаты поставщику») необходимо на основании документа Акт о расхождениях (рис. 2) по кнопке Создать на основании сформировать документ Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон (раздел Покупки — подраздел Покупки).
На закладке Главное необходимо указать (рис. 3):
- в полях Документ № и от — номер и дату документа, служащего основанием для корректировки стоимости приобретенных товаров;
- в поле Отражать корректировку — значение Во всех разделах учета, поскольку корректировка вносится в стоимостные показатели;
- в строке Восстановить НДС в книге продаж — проверить наличие флага, поскольку при уменьшении стоимости приобретенных товаров ранее принятая к вычету сумма входного НДС подлежит восстановлению в соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ.
Лица, ответственные за прием товара
На оптовую базу приезжает автомобильный транспорт, который нужно разгрузить и распределить упаковки по складам. Все операции отслеживает материально ответственное лицо. Перечень его функций включает проверку на соответствие количества и качества товара, выбраковку испорченных продуктов. Численность сотрудников склада зависит от размеров оптовой базы и объемов поставляемой продукции. В небольших компаниях это может быть один человек.
Одно из обязательных условий – оформление товаросопроводительной документации, включая счета-фактуры, транспортные накладные, железнодорожные мандаты. Если приемка выполняется на собственной территории, начальник ставит печать собственной компании. Это свидетельствует о том, что за сохранность будет нести ответственность именно эта организация. При выгрузке на местности поставщика – на ж/д станции, в порту или чужом складе получить товар можно по доверенности с обязательным предъявлением паспортных данных.
Внедрение программного обеспечения
Этот процесс позволяет наладить прием и хранение товаров. При этом снижаются издержки, связанные с ручным внесением информации. При поступлении каждой единицы товара присваивается собственный номер. Наличие идентификационных знаков дает возможность отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени.
Сведения обо всех операциях хранится в памяти. Отчетность можно легко воспроизвести. Данные вводятся на понятном языке. Все ошибки идентификации можно легко идентифицировать с помощью уникального кода или магнитной метки.
Оставьте заявку, и наши специалисты подберут наиболее оптимальное программное обеспечение для приемки вашего товара
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Какой документ оформляется при обнаружении расхождений
В данной ситуации оформляется акт об установленном расхождении. Этим занимается специально созданная комиссия, в которую входят представители стороны, занимавшейся перевозкой товаров, и представители покупателя. Желательно также, чтобы в комиссию входили лица, представляющие поставщика. Как правило, акт о расхождении составляется при приёмке товаров непосредственно в момент выявления самого расхождения.
Данный документ является юридическим основанием для предъявления претензии перевозчику либо поставщику по причине недостачи или товарного брака. Однако право покупателя на претензию в случае выявления расхождений должно быть прописано в договоре. В противном случае взыскать компенсацию за недостачу или неудовлетворительное качество товара с поставщика (перевозчика) будет крайне сложно.
Как составить акт расхождения по ф. ТОРГ-2: подробная инструкция
Акт расхождения оформляется отдельно по каждому поставщику и партии товара, которая числится в одном транспортном документе. Документ по форме ТОРГ-2 состоит из 4 страниц. Рассмотрим подробно, как их заполнить.
Акт о недостаче товара
В случае, если ответственный представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием:
— ответственного представителя иной организации, выделенного руководителем этой организации;
— представителя общественности организации-получателя груза (товара), который назначается руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома.
С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно производить в одностороннем порядке силами предприятия-получателя.
Представитель, который выделен для участия в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно.
По окончании приемки товаров составляется акт, в котором следует указать:
— его номер и дату составления;
— место приемки товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;
— время начала приемки и ее окончания;
— полное наименование грузополучателя и его адрес (юридический, фактический);
— ФИО лиц, принимающих участие в процессе приемки, место их работы и занимаемые ими должности;
— номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;
— сведения о том, что все лица, участвующие в приемки товаров (грузов) ознакомлены с установленными правилами приемки товаров (грузов) по их количеству.
В акте указывается наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления.
Тут же должны быть указаны сведения о том:
— какой именно массой или за чьими именно пломбами были отгружены товары (грузы);
— об общей фактической массе и о той массе, которая значится по транспортно-сопроводительной документации;
— о массе каждого отдельного места, в котором выявлена недостача;
— каким именно способом или методом установлено число недостающих товаров;
— точное число недостающих товаров (грузов), их общая стоимость.
Важный момент в акте — заключение о месте и причинах возникновения недостачи.
Если же в процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке).
Акт о приемке товаров по их количеству подписывается всеми ответственными лицами, которые принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.
В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.
Для чего нужен акт о недостаче товара
Данный документ необходим для фиксации несоответствия товаров при их доставке с полным их описанием и количеством. Сравнение фактических данных производят с данными, записанными в накладных. Данный документ требуется для следующих целей:
- Для статистики, так как позволяет определить уровень организации, а также работу администрации компании и иных работников. Если в организации установлены строгие и четкие правила работы, то все процессы будут контролироваться должным образом, а значит и потери будут сведены к минимуму.
- Для отражения сумм убытков, понесенных компанией и подлежащую компенсации для поддержания баланса. Данный документ также применяется при подготовке отчетности.
Важно! Если при приемке товара от поставщика была обнаружена недостача, то составляется акт о недостаче. Данный документ передается поставщику для объяснения причины произошедшего, а также компенсации (денежными средствами, продукцией). Правильное составление данного акта позволит защитить интересы пострадавшей стороны в случае судебных разбирательств.
Проверку товара при приемке следует проводить в присутствии сотрудников транспортной компании или в присутствии представителей поставщика. Возникнуть недостача может по разным причинам, например:
- по вине поставщика (отгрузил меньшее количество);
- порча товара при транспортировке, нарушение правил упаковки;
- в случае поставки некомплектного товара.
Составление акта недостачи позволяет взыскать с виновного денежную компенсацию и решить иные спорные вопросы с продавцом.
Как составить акт о недостаче товара при приемке
Акт о недостаче товара можно составить по унифицированной форме (ТОРГ-2 и ТОРГ-3), либо по форме, самостоятельно разработанной компанией. При разработке своей формы можно использовать за образец указанные унифицированные бланки. Самостоятельно разработанный бланк должен быть утвержден в учетной политике компании.
Заполняя акт о недостаче необходимо помнить о том, какие обязательные графы он должен в себя включать:
- дата составления акта, место составления;
- члены комиссии, выявившие недостачу;
- товар, который подлежал проверке;
- сведения о перевозчике;
- информация о ТС, наличии/отсутствии пломб на контейнерах для перевозки;
- условия хранения;
- недостача (описывается наименование и количество недостающего товара);
- стоимость (в том числе НДС).
После в акте можно указать таблицу, в которой будут указываться расхождения в количестве товара. Указывается количество мест, масса, фактически поступившая продукция и расхождения. После заполняется таблица, в которой фиксируется количество товара по документам поставщика и по факту. При этом указывается следующая информация:
- наименование товара;
- наименование, код по ОКЕИ ед.изм.;
- количество товара по документам поставщика (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- количество товара по факту (артикул, сорт, количество, цена и общая стоимость);
- брак и бой (при наличии);
- отклонение (недостача, излишки).
Под таблицей может быть указано, как именно проводились измерения количества товара, а также подробно описаны все обнаруженные дефекты.
Недостача при получении товара от поставщика: бухучет и налогообложение
Компания ГАРАНТ
Поставщик отгрузил покупателю товар на условиях последующей оплаты. Товар был доставлен самовывозом, право собственности перешло к покупателю на складе поставщика. При приемке товара на складе покупателя была обнаружена недостача некоторого количества товара. Покупатель составил акт по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию в срок, установленный договором, претензия была признана поставщиком. Должен ли поставщик в данной ситуации составить корректировочный счет-фактуру? Как отразить недопоставку товара и факт предъявления и признания претензии в бухгалтерском учете поставщика?
Согласно ст. 506 ГК РФ по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота, проверено количество и качество принятых товаров. О выявленных несоответствиях или недостатках товаров покупатель незамедлительно письменно уведомляет поставщика (п.п. 1, 2 ст. 513 ГК РФ).
Следует отметить, что порядок приемки товара по количеству и качеству, а также срок такой приемки законодательством не установлен.
Поэтому порядок приемки товара по качеству и количеству стороны могут прописать в договоре и установить срок для проверки покупателем качества и количества товара, а также срок предъявления поставщику претензий.
Бухгалтерский учет
Согласно п. 12. ПБУ 9/99 «Доходы организации» (далее ПБУ 9/99) выручка признается в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
а) организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;
б) сумма выручки может быть определена;
в) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива;
г) право собственности (владения, пользования и распоряжения) на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана);
д) расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.
Следовательно, в момент перехода права собственности на товары от продавца к покупателю (при выполнении всех остальных условий, указанных в п. 12 ПБУ 9/99) в бухгалтерском учете организации-продавца отражается операция по реализации товара.
В рассматриваемой ситуации право собственности переходит к покупателю в момент вручения товара покупателю на складе поставщика, при этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет 62 Кредит 90
— отражена выручка от продажи товаров в сумме, равной величине дебиторской задолженности покупателя;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС;
Дебет 90 Кредит 41
— списана себестоимость товаров.
Как следует из вопроса, приемка товара по количеству осуществлялась на складе покупателя. При приемке товара покупателем было выявлено расхождение фактически полученного количества товаров, по сравнению с количеством, указанным продавцом в накладных и счетах-фактурах (недостача товара). Покупатель составил акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию, которая была признана поставщиком.
Как указано в п. 6.4 ПБУ 9/99, в случае изменения обязательства по договору первоначальная величина поступления и (или) дебиторской задолженности корректируется исходя из стоимости актива, подлежащего получению организацией.
При обнаружении покупателем недостачи при приемке товара поставщик на дату приемки товара покупателем в соответствии с полученным от него актом по форме ТОРГ-2 и претензионным письмом должен скорректировать (уменьшить) на сумму претензии сумму выручки и сумму задолженности покупателя:
Дебет 62 Кредит 90
— сторно — на сумму претензии скорректирована сумма выручки (сумма задолженности покупателя за отгруженный товар).
Кроме того, следует уменьшить, соответственно, стоимость отгруженного товара, а также суммы начисленных налогов:
Дебет 90 Кредит 41
— сторно — скорректирована стоимость отгруженного товара на стоимость недопоставленного товара;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— сторно — скорректирована сумма НДС, приходящаяся на стоимость недопоставленного товара.
Поставщик может провести выборочную инвентаризацию товара на складе — по тем товарным позициям, по которым произошла недопоставка в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Понятие недопоставки и законодательное регулирование
Сразу отметим, что термин «недопоставка товара» ГК РФ не раскрывается, но содержится в отдельных статьях данного нормативно-правового акта. Правоприменительная практика позволяет выделить ситуации, которые могут расцениваться как недопоставка:
-
Расхождение в количестве товара, указанного в договоре и фактически поставленного покупателю;
-
Аналогичное расхождение между фактическим количеством товара и данными товарно-сопроводительных документов;
-
Виновные действия поставщика, ограничивающие возможность покупателя осуществить выборку товара, предусмотренную условиями договора.
Таким образом, под недопоставкой товара подразумевается любой недовоз товара, в результате которого покупатель получил меньшее количество товарно-материальных ценностей, чем было предусмотрено условиями сделки.
От недопоставки следует отличать непоставку товара. Например, если в оговоренные сроки товар не был доставлен покупателю, то это признается непоставкой, в случае же частичной поставки действия поставщика будут признаны недопоставкой.
Как действовать покупателю, обнаружившему недопоставку
Проверяя накладные и считая груз, покупатель обнаружил расхождение. Налицо недопоставка. Как правильно оформить это нарушение?
- Фиксация недопоставки. Первый шаг – документальное закрепление обнаруженного несоответствия количества товаров и цифр в сопроводительных документах. Это делается с помощью специализированного акта, который составляется представителями покупателя и поставщика. Если поставщика привлечь невозможно (например, груз доставляется транспортной компанией), такую ситуацию лучше предвидеть заранее и прописать в договоре поставки возможность актировать недостачи с участием независимого лица. Формы актов стандартные:
- ТОРГ-2 – для приема отечественных товаров;
- ТОРГ-3 – применяется для товаров от импортных поставщиков;
- М-7 – приемка материалов.
Если недопоставка обнаружилась не сразу, форма акта может быть свободной (например, пересчитано общее количество упаковок, а при их вскрытии выяснилось, что некоторые упаковки неполные). В этом случае необходимо доказать, что при приемке не было возможности проверить реальное количество товара.
К СВЕДЕНИЮ! Для дополнительной фиксации факта недопоставки рекомендуется сфотографировать накладные, а также товар, если это покажет недопоставку (неполная тара, груз, который можно пересчитать на фото и др.).
- Отметка в накладной. В товаросопроводительном документе необходимо отметить факт недопоставки. Если в накладной несколько наименований, отметку надо поставить только в тех строках, где товаров недостает, а в конце приписать, что по остальным позициям расхождений нет. Также в накладной следует указать номер составленного акта о недопоставке.
- Составление письма-претензии. В более или менее свободной форме составляется документ-претензия, где указываются данные о недопоставке: наименование и количество товара по договору и по факту, номер составленного акта. Претензия направляется поставщику в срок, оговоренный в соглашении, либо как можно раньше по обнаружении недопоставки. В претензии нужно также указать одно из следующих требований или их приемлемую комбинацию:
- отказ от партии товара с обнаруженной недостачей с возвратом предоплаченных за нее денег;
- возмещение средств на покупку недостающего количества товара у другого поставщика;
- доставка недостающего количества в оговоренный срок;
- пересмотр количества товара в сопроводительных документах и договоре поставки (покупатель соглашается на сокращенную партию с перерасчетом стоимости).
- Ответное действие поставщика. Зависит от требования, высказанного покупателем:
- если покупатель отказался от сделки, необходимо вернуть деньги, уже уплаченные за товар;
- перечислить деньги придется и в случае требования о возмещении недопоставки;
- когда требуется восполнение или пересмотр размера партии в сторону уменьшения, поставщику надо будет изменить счета-фактуры, заверить их подписями руководства и отметить дату исправления (сами накладные исправлять не нужно, поскольку имеется акт о недопоставке, номер которого в них вписан при фиксации).
- Крайняя мера. Если ответного действия поставщика не последовало в течение месяца (или другого оговоренного срока) после направления претензии, нужно подавать судебный иск о недопоставке – его должны рассмотреть в срок до 3 месяцев. Возможно, потребуется дальнейшее обращение в исполнительные службы.