Как исправить запись в трудовой книжке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как исправить запись в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Ошибки на титульном листе

2. Когда вносятся изменения и корректировки в записях трудовой книжки

3. Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения

4. Если сбилась нумерация

5. Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

6. Методы корректировки записей в трудовой

7. Недействительная запись в трудовой — 10 ошибок и их исправление

8. Изменилось название организации

9. Исправления в данных о трудовой деятельности

10. Ошибка в трудовой книжке – как исправить

11. Исправление дат и реквизитов

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Ошибки на титульном листе

Основные правила:

Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.
Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.
Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.
Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.

Как исправлять ошибки на титульном листе:

Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.
На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).
Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).

Была обнаружена ошибка в трудовой книжке в фамилии работника (неверна 1 буква). Ошибка была допущена первым работодателем еще в СССР.

П. 27 Раздела III «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»):

«В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь».

Каковы должны быть действия текущего работодателя?

Если первый работодатель еще существует, какой документ ему необходимо предоставить в нашу организацию (на основании которого мы сможем внести исправления, подтверждая своей печатью)?
Если первый работодатель уже не существует, на каком основании возможно вносить исправления?

Когда вносятся изменения и корректировки в записях трудовой книжки

Изменения и корректировки в записях могут вносится:

на титульном листе трудовой книжки или вкладыша к ней;
в разделе «Сведения о работе»;
в разделе «Сведения о награждениях».

К ошибкам, в связи с которыми вносятся изменения в записях о стаже работы, относятся:

неправильное формулирование причины увольнения;
неверное указание даты или нумерации записи о приеме, увольнении, перемещении на другую должность, переводе в другое структурное подразделение;
неправильное написание должности, на которую принят, перемещен, с которой уволен работник;
отмена действия (например, отмена приказа о приеме);
грамматические ошибки и т.д.

Исправление записи на титульном листе книжки (или вкладыша к ней) требуется в случае:

грамматических ошибок в написании фамилии, имени, отчества работника;
ошибок в дате рождения и выдачи ТК.

Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения

Если наименование бюджетной организации или учреждения поменялось, то запись делают отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Основание переименования (приказ или иное решение, его дата и номер) указываются в графе 4 раздела «Сведения о работе». Нумеровать запись о переименовании работодателя нет необходимости.

Если бюджетная или некоммерческая организация реорганизована, вносят соответствующую запись, хотя Инструкция и не устанавливает такого требования. Это делается для исключения расхождения в данных, указанных при приеме на работу и при увольнении сотрудника.

Если бюджетная или некоммерческая организация ликвидирована, то правки должна внести организация-преемник или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Основанием для внесения записи об исправлении станут:

решение суда;
архивная справка;
надлежащим образом заверенная копия приказа.

Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:

если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
если имеются неполные данные.

Так же следует учитывать и то, что за хранение книжек, ответственность ложится на руководителя. Кадровик будет отвечать в случае, если имеется распоряжение директора, и соответствующее положение имеется в инструкции. Если документ будет утерян, то ответственное лицо понесет такое наказание:

сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.

Даже в тот промежуток времени, когда работник берет трудовую книжку из отдела кадров с целью предоставить в ПФР, оставив при этом расписку, ответственность с кадровика не снимается. Поэтому ему рекомендуется лично отнести трудовую в Пенсионный фонд или оформить копию документа, заверенную у нотариуса.

Если сбилась нумерация

Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.

Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.

Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

21 июня 2013.

Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника.

Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек.

Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.

Нормативная база

Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом: 1. Трудовой кодекс РФ; 2.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»); 3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»; 4.

Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).

Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».

Виды ошибок

▪ При первичном оформлении трудовых книжек Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.

▪ В процессе ведения трудовых книжек
▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:

Методы корректировки записей в трудовой

Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2023 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.

Подробно как оформить вкладыш в трудовую книжку рассказано тут.

Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.

Недействительная запись в трудовой — 10 ошибок и их исправление

Недействительная запись в трудовой книжке, правила заполнения которой мы неоднократно рассматривали в статьях рубрики о трудовом праве в Российской Федерации – довольно распространённая проблема, отсутствие решение которой, нередко приводит к сложным ситуациям для сотрудников (например, трудности при устройстве на новую работу) и для работодателей (к ним могут быть применены соответствующие правовые последствия за не исправленную, допущенную ими, ошибку).
Сегодня, бессменный автор и практикующий Юрист Олег Устинов – расскажет, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи и о том, как провести правильно процедуру для каждого типа ошибок.
Оставайтесь с нами!
Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:

Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).

Изменилось название организации

Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).

Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:

в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Ошибка в трудовой книжке – как исправить

Неточность, допущенная в информации о рабочем периоде и награждениях, зачеркнута или подчищена быть не может. Она исправляется только путем внесения корректных сведений (с указанием того, что имеющиеся – недействительны). Делается это стандартным образом:

В гр. 1 ставится номер, следующий за последним проставленным на странице;
В гр. 2 указывается дата внесения корректировки;
В следующей графе делается запись, начинающаяся со слов ««Запись № … недействительна», после которых вписывается правильная информация;
Гр. 4 содержит ссылку на приказ с корректными сведениями либо на навое распоряжение, аннулирующее старое и ошибочное.

Ошибку на 1-й странице нужно аккуратно зачеркнуть тонкой чертой, после чего выше или, если позволяет место, рядом написать корректную информацию. Также следует сослаться на документацию, ее содержащую (ссылка делается на обложке, с внутренней стороны, заверяется печатью и визой ответственного за исправления лица).

В обоих случаях:

используется шариковая, гелевая или перьевая ручка, с чернилами исключительно черного/синего цвета, устойчивыми к воздействию внешних факторов;
избегают сокращений и пишут слова полностью.

Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:

если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
если имеются неполные данные.

сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.

Исправление дат и реквизитов

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают сведения с правильными датами.

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько ошибочных.

Помните, что исправлять нужно и орфографические ошибки. Особенно если орфографическая ошибка допущена в специальности, названии компании, записи о приеме на работу. Сотруднику такая «описка» может дорого обойтись. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к ней, работнику придется доказывать право на стаж и пенсию в суде.