Кассовая книга: кому нужна и как вести

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая книга: кому нужна и как вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Начиная с июля 2023 года в обороте применяются преимущественно электронные кассовые чеки. Подотчетные лица, приобретающие в интересах предприятия товары или услуги за наличные средства, должны прилагать к отчету распечатанные электронные кассовые документы. Предусмотрена проверка подлинности чеков. При возникновении сомнений официальный сайт ФНС позволяет воспользоваться сервисом «Проверка чека».

Учет ограничения по расчетам наличными

ИП, участвующий в расчетах с юридическим лицом или другим ИП, должен соблюдать предельное ограничение по сумме.

Условие ограничения	Особенности применения	Дополнения
Размер установленного лимита	100 тысяч рублей (величина, установленная ранее в 2014 году, продолжает действовать в 2023 году)	Ограничение не распространяется на выплаты физическим лицам
Документальное оформление лимита путем заключения договора. При отсутствии договора лимит определяется по отгрузочным накладным	Лимит применяется в рамках одного договора. При использовании однотипных договоров сохраняется риск штрафа	При заключении дополнительных договоров размер ограничения распространяется на все соглашения
Срок действия договора для определения лимита	Не ограничивается календарными рамками	Пролонгация договора должна быть указана

При совершении безналичной оплаты по договору на сумму более 100 тысяч рублей дальнейшие выплаты наличными деньгами признаются нарушением предельного лимита.

Получение наличных в кассу

Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
2. Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
3. Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
4. Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
5. Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
6. Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
7. Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
8. Передать кассовые документы бухгалтеру.

Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается

Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.

Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.

Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.

Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.

Нужна ли ИП армейская дисциплина, чтобы вести кассу

Дисциплина в бизнесе сродни армейской, поэтому ИП, принявшие решение вести кассовые операции в полном объеме, должны строго соблюдать требования, установленные Центробанком РФ. Это поможет избежать повышенного внимания контролирующих органов. Предприниматель должен руководствоваться Указаниями ЦБ РФ:

• 3210-У от 11.03.2014 (в ред. от 05.10.2020) — документ регламентирует порядок ведения кассовых операций как для ИП, так и юридических лиц;
• 5348-У от 09.12.2019 — определяет правила наличных расчетов.

Для обеспечения единого подхода к ведению учета, Госкомстат РФ разработал унифицированные формы БСО и регистров бухгалтерского учета:

• кассовая книга — ф. КО-4;
• приходный кассовый ордер — ф. КО-1;
• расходный кассовый ордер — ф. КО-2.

Выдача заработной платы сотрудникам отражается в зарплатной ведомости (Т-53) или расчетно-платежной (Т-49). При выплате на банковские карты эти ведомости не заполняются. Вместо них оформляется расчетный документ ф. Т-51.

Упразднены такие требования, как: обязательная нумерация страниц, установка дневных лимитов, заполнение последнего листа с подсчетом количества страниц. В остальном налоговики обязывают бизнес придерживаться утвержденных правил.

Неутвержденный лимит кассы

Раньше соблюдение лимита предприятиями контролировали банки и другие финансовые организации. Потом эту обязанность переложили на ФНС.

А точнее: региональные подразделения налоговой службы. Если при посещении предприятия проверяющие обнаружат, что приказ на установление лимита наличных не подписан, сумма ограничения автоматически приравнивается нулю.

Это означает, что в конце рабочего дня нужно сдать все деньги в банк. То же самое касается случаев, когда выясняется, что лимит рассчитан неверно или завышен.

Лучше не допускать подобных моментов, поскольку они неминуемо влекут к штрафам. Обращаем внимание на то, что это касается только тех предприятий, в отношении которых действует требование по утверждению лимитов.

Требования к контрольно-кассовой технике

Закон устанавливает ряд требований, которым должны соответствовать контрольно-кассовые машины.

• все кассовые аппараты, используемые в коммерческой деятельности должны в обязательном порядке пройти регистрацию в налоговой инспекции по месту жительства индивидуального предпринимателя;
• для применения в работе подходят только те модели кассовой техники, которые перечислены в государственном реестре. Убедиться в том, что та или иная касса имеется в реестре, можно двумя путями: либо проверив при покупке голографическую наклейку с нужной информацией, либо самостоятельно изучив перечень гос. реестра на официальном сайте налоговой службы.

Кому из ИП нужен современный кассовый аппарат при условии использования упрощенки (УСН)

Работать с таким ККТ придется почти при любых расчетах между людьми и продавцами, а также между индивидуальными предпринимателями и компаниями при оплате любым способом.

Если фирма будет рассчитываться без карты (переводом между расчетными счетами), то аппарат не понадобится.

Зато если клиенты будут платить картой, электронным кошельком, через онлайн-банк, то потребуется контрольно-кассовый аппарат. Также он понадобится, если человек будет платить наличными через операциониста или платежным поручением.

Стоит учесть, что современная касса должна иметь возможность:

• отправлять онлайн электронные чеки как в налоговую, так и покупателям при необходимости;
• шифровать, хранить и защищать от несанкционированного доступа и редактирования ФД.

Но чтобы начать так работать, придется приобрести новую модель ККТ, зарегистрировать ее правильным способом на сайте ФНС или через личное заявление в специальном реестре. В отдельных случаях можно модернизировать имеющееся кассовое оборудование.

Кому предстоит онлайн-касса в текущем году согласно нормам закона:

• на территории РФ пользоваться ими рекомендуется всем фирмам в момент расчетов с покупателями и контрагентами;
• избежать применения могут отдельные категории фирм, которые перечислены в статье 2 ФЗ №54;
• какой режим налогообложения и организационно-правовую форму он выберет — неважно;
• сроки расписаны в законе 54.

А теперь давайте поговорим, применение какого ККТ и ФН для ИП на УСН потребуется.

Кому сейчас ККТ не пригодится

Предлагаем рассмотреть определенные типы функционирования организаций, для которых пока ничего не изменилось. Они могут работать по-прежнему, обновив только данные выдаваемого чека.

Виды	Какая статья за это отвечает
Кредитные организации, аккредитованные правительством	Закон от 3 июля 2018 года, под номером 192, новая редакция
Продающие через киоски журналы и газеты, сопутствующие изделия, причем печатной продукции должно быть более 50%
Те, кто обеспечивает учеников, гимназистов, студентов и прочих образовательных организаций во время учебы платным горячим питанием
Торгующие на стихийных рынках, ярмарках или выставках, сюда не относятся автофургоны, киоски, павильоны, автолавки и другие предприятия, которые обеспечивают сохранность вещей
Разносящие продовольственную и непродовольственную продукцию с рук, из тележек, корзинок, в том числе в самолете или поезде, кроме маркированных и технически сложных продуктов

Расходование наличной выручки ИП в 2022 году

Кассовая дисциплина в 2022 году позволяет ИП расходовать выручку из кассы только на определенные цели. Все виды затрат, которые не указаны в разрешенном перечне целей из Указаний ЦБ РФ №5348-У, оказались запрещенными. Если операции нет в списке, то оплатить ее наличной выручкой противозаконно.

К примеру, нельзя тратить кассовую выручку на следующие цели:

• выдачу и возврат займов и оплату процентов по ним;
• операции с ценными бумагами;
• оплату аренды недвижимости;
• организацию (проведение) азартных игр.

В Указании № 3073-У Банка России говорится о том, что для целей, перечисленных выше, сначала нужно внести наличные деньги на расчетный счет ИП, а затем снять наличные с расчетного счета специально для этих целей (можно использовать банковскую карту оформленную на физ.лицо, а не на ИП).

Денежные средства, которые предприниматель снимает со своего расчетного счета и внесенные в кассу в его налоговом учете не отражаются (письмо Минфина России от 08.07.2009 № 03-11-09/241).

На что можно тратить в 2022 году наличную выручку, поступившую в кассу компании или ИП:

• зарплата и иные суммы, включенные в фонд оплаты труда;
• выплаты соцхарактера (пособия, стипендии);
• наличные расчеты за товары/работы/услуги, за исключением ценных бумаг;
• выдача подотчетных сумм работникам;
• возвраты за неоказанные услуги, невыполненные работы, возвращенные товары;
• оплата наличными страховых возмещений по договорам с физлицами;
• выдача денег ИП на собственные траты, которые не связаны с ведением бизнеса;
• на выполнение операций с наличностью банковским агентом, в соответствии со ст. 14 закона от 27 июня 2011 года № 161-ФЗ;
• на выдачу новых займов физлицам от ломбардов и МФО, не более 50 тысяч рублей по одному договору, в пределах 1 миллиона в день;
• на выдачу новых займов физлицам от потреб. коопераций, в сумме не более 100 тысяч рублей по одному договору, в пределах 2 миллионов в день.

Обязан ли ИП вести кассовую книгу

Мы разобрались, что по п. 4.6 Указаний № 3210-У предприниматели вправе не вести общепринятую кассовую книгу, а также по п.2 могут не рассчитывать лимит остатка наличности. Но несмотря на существующую законодательную норму прежде, чем полностью отказываться от регламента кассового делопроизводства, необходимо оценить последствия отсутствия учета наличных средств. И дело здесь не в ответственности перед государственными контрольными органами – мы уже выяснили, что ИП не обязаны вести кассовые документы.

Задача любого бизнеса – это получение прибыли и обеспечение сохранности активов, включая наличные и безналичные средства. А в том случае, когда ИП отличается крупными масштабами деятельности, регулярными наличными оборотами и большим штатом наемных сотрудников, на первый план выходит человеческий фактор, которым нельзя пренебрегать опытному руководителю. Корректное налаживание учета наличных операций существенно упростит контроль за состоянием финансов и поможет оценить работу отдельных специалистов, в том числе и ответственных кассиров. Кассовая дисциплина не зря так названа – ведение унифицированных форм осуществляется по четко разработанному регламенту и позволяет точно подсчитать сколько денег пришло, ушло и на какие именно цели.

Как рассчитать лимит кассы?

Лимит кассы – это та величина денежных средств, которая может находиться в кассе на конец дня. Для каждого предпринимателя она индивидуальна. Определить ее можно рассчитав по формуле, которая приведена в Приложении к Положению Банка России от 12.10.2011 г. № 373-П.

Общая формула, для постоянно осуществляющих свою деятельность предпринимателей выглядит так:

Лимит = (Выручка (за расчетный период) / Расчетный период (количество рабочих дней) х период времени между днями сдачи в банк выручки (в рабочих днях)

Важно помнить о том, что выручку в банк нужно сдавать не меньше, чем раз в 7 дней, а при отсутствии банка в населенном пункте, где предприниматель осуществляет свою деятельность – не реже 1 раза в 14 дней.

Еще одна формула для расчета лимита кассы, чтобы не страдала кассовая дисциплина ИП – при отсутствии поступлений выручки в кассу.

Лимит = выдача наличных денег (кроме сумм выплат работникам, за расчетный период) / расчетный период (за который выдавались деньги) х период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных (кроме тех, которые предназначены для выплат работникам)

В этой формуле при определении расчетного периода нужно учесть, что он не может быть более 92 рабочих дней.

Изменения, касающиеся кассовой документации

Был обновлен ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года. Он стал основанием для изменений, касающихся перечня кассовой документации. В частности, изменился ряд документов, которые обязательно должны дополнять работу с кассой. В ФЗ №54 была введена статья 1. В ней перечислены акты, которым нужно следовать при использовании касс. Это следующие документы:

• ФЗ №54.
• Акты, которые приняты на основании этого ФЗ.

Теперь не обязательно использовать документы, перечисленные в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года. В частности, это акт о возврате средств потребителям, о проверке денег в КТТ и многие другие документы. Однако остаются обязательными документы, относящиеся к операциям с ККТ. Они перечислены в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года:

• Ордера, сопровождающие приход и трату.
• КК.

Что это все обозначает? Вопрос о нужности ведения КК при наличии онлайн-кассы возник тогда, когда ряд бумаг стал необязательным с обновлением ФЗ №54. Однако, несмотря на все обновления, ведение КК – это по-прежнему обязательный пункт.

Заполнение дополнительных граф в форме КО-4

Форма КО-4 разделена на две равные части. Во второй части после таблицы располагается ряд дополнительных граф. В числе таковых графа «Итого за день». В ней отражаются поступления по ПКО, а также выплаты по РКО, совершенные ИП или его сотрудниками в течение дня.

В графе «Остаток на конец дня» необходимо отразить, соответственно, остаток наличности в кассе. Он вычисляется посредством суммирования остатка средств на начало дня с разницей между операциями по ПКО и РКО.

Еще одна важная графа формы КО-4 – «Перенос». В ней отражается сумма денежных средств по всем ордерам, сведения о которых внесены в конкретную таблицу. Это позволяет кассиру или самому ИП продолжить заполнение формы на следующей странице с учетом цифр, отраженных в графе «Перенос».

На второй странице кассовой книги в области, расположенной после таблицы, также нужно зафиксировать:

• количество РКО, прилагаемых к документу — буквами, например «два»;
• количество ПКО;
• фамилию, инициалы и подпись кассира, который непосредственно заполнял кассовую книгу (им может быть сам ИП).

Если в штате ИП работает бухгалтер — потребуется также и его подпись, если нет — напротив графы «Бухгалтер» ничего писать не нужно.

См. также: «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Как рассчитать лимит кассы на 2022 год

Формула на основе расхода:

Лимит = Оп/Pп × П, где

Оп — объем прихода денежных средств за расчетный период (руб.);

Pп – расчетный период, определенный руководителем организации, не должен превышать 92 дней;

П – среднее количество дней между инкассациями либо самостоятельной сдачей денег в банк (не превышает 14 дней для населенных пунктов без банковских отделений и 7 дней в остальных случаях).

Пример расчета лимита кассы на 2022 год по первой формуле. Организация рассчитывает лимит кассы в пределах квартала. Общая выручка наличными за этот период составила 2 млн рублей. В квартале 90 дней. Инкассации производятся дважды в неделю ― примерно каждые 3,5 дня. В результате получаем:

Лимит = 2 000 000 / 90 * 3,5 = 77 778 (рублей).

Лучше округлять сумму в меньшую сторону. В нашем случае получится 77 000 рублей.

Формула на основе расхода:

Лимит = Ов/Pп × П, где

Ов — объем денежных средств, которые были выданы за расчетный период, за исключением расходов на оплату труда сотрудникам (рублей);

Pп – расчетный период, определенный руководителем организации, не должен превышать 92 дней;

П – среднее количество дней между выдачей денег организации банком (не превышает 14 дней для населенных пунктов без банковских отделений и 7 дней в остальных случаях).

Посмотрим, как рассчитывается лимит кассы в 2022 году по второй формуле. Расход денежных средств за квартал (90 дней) составил 1,5 млн рублей. Эти деньги были потрачены, например, на закупку сырья. Банк выдает организации наличность 1 раз в неделю. Получается, среднее количество дней (значение П) составляет 7 дней.

Лимит = 1 500 000 / 90 * 7 = 116 666 (рублей).

Руководствуясь общими правилами, округляем сумму в меньшую сторону. Получаем 115 000 рублей. Именно ее можно утвердить в приказе.

Порядок регистрации онлайн-кассы для УСН в налоговой

В целом процедура не отличается от постановки на учет ККТ любыми другими налоговыми режимами.

Способов регистрации два:

1. Через личный кабинет налогоплательщика.
2. В отделении ФНС.

Последний путь упростили: теперь поставить онлайн-кассу на учет можно в любом городе, вне зависимости от места регистрации и ведения деятельности. Государственная пошлина в обоих случаях не берется. Для онлайн-регистрации придется обзавестись электронной подписью. Пугаться этого не нужно, девайс понадобится так или иначе. По закону об обязательной маркировке ЭЦП в скором времени должны будут иметь все предприятия розничной торговли.

Документы для оффлайн-регистрации:

• документы, подтверждающие покупку кассового аппарата;
• паспорт онлайн-кассы;
• учредительные документы ИП или организации;
• заявление по форме КНД 1110061. Лучше скачать и распечатать его самостоятельно в нескольких экземплярах перед визитом в налоговую;
• договор с ОФД;
• личный паспорт индивидуального предпринимателя.

ИП на УСН с использованием онлайн касс

Использование ИП онлайн касс в 2022 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2022 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:

1. ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
2. Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
3. Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
4. Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.

Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.

ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.

Ответственность за несоблюдение

Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:

• Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
• Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
• Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.

Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:

• для ответственных лиц, как правило, директора — 4-5 тысяч рублей;
• для предприятия в целом — от 40 до 50 тысяч.

Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:

• превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
• расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
• неполное отражение в документации поступивших денежных средств.

Похожие записи:

• Расчет цен на ритуальные услуги
• Сколько стоит приватизация квартиры
• Нужны ли права на мопед: какая категория нужна для управления скутером