Лимит кассы: кто должен установить и как рассчитывать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Лимит кассы: кто должен установить и как рассчитывать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Абсолютно все категории, установившие лимит денег в кассе, обязаны соблюдать его, то есть работать без превышения лимита кассы на момент закрытия смены. Если организация относится к малому бизнесу, то расчет лимита остатка наличных денег в кассе ей делать не обязательно. Если приказ был составлен ранее, то в таком случае предприниматель обязан составить приказ об отмене лимита кассы.
Ответственность за нарушение кассового лимита
Сейчас за соблюдением правил по работе с кассой на предприятиях следят региональные подразделения ФНС, и они относятся к этому очень серьёзно. Если организация не установила свой лимит, то он автоматически приравнивается к нулевому. В этом случае все средства из кассы должны быть переданы в банк. За невыставление лимита кассы в 2023 году или его превышение на предприятие налагается штраф.
Ответственность за нарушение кассового лимита, согласно статье 15.1 КоАП РФ, составляет:
- от 4 до 5 тысяч рублей – для должностного лица;
- от 40 до 50 тысяч рублей – для организации (штраф выписывается либо руководителю, либо главному бухгалтеру).
Что такое лимит остатка кассы
Лимит остатка наличных денег в кассе – это общая сумма денежных средств, которая может остаться в кассе на конец рабочего дня. Устанавливать его должны как коммерческие, так и бюджетные организации.
Лимит остатка кассы устанавливается приказом руководителя предприятия. Установленный лимит можно изменять в любое время – никаких ограничений на этот счет законодательство не содержит. И наоборот, если действующий лимит удобен для руководства и для кассира, его можно не менять годами – никаких санкций за это не последует. Лимит кассы считается бессрочным, если в приказе не указан срок его действия.
Если лимит остатка кассы в организации не установлен вовсе, считается, что он равен нулю. Это значит, что на конец рабочего дня в кассе не должно оставаться ни копейки – наличие любых денег в кассе будет считаться нарушением.
Неутвержденный лимит кассы
Раньше соблюдение лимита предприятиями контролировали банки и другие финансовые организации. Потом эту обязанность переложили на ФНС.
А точнее: региональные подразделения налоговой службы. Если при посещении предприятия проверяющие обнаружат, что приказ на установление лимита наличных не подписан, сумма ограничения автоматически приравнивается нулю.
Это означает, что в конце рабочего дня нужно сдать все деньги в банк. То же самое касается случаев, когда выясняется, что лимит рассчитан неверно или завышен.
Лучше не допускать подобных моментов, поскольку они неминуемо влекут к штрафам. Обращаем внимание на то, что это касается только тех предприятий, в отношении которых действует требование по утверждению лимитов.
Лимит на кассе утверждается руководителем организации. Для этого издается соответствующий приказ или локальный нормативный акт. Документ создается в произвольной форме, но должен содержать обязательную информацию:
- дату введения ограничения в действие;
- размер лимитированной суммы;
- перечень лиц, ответственных за соблюдение кассовой дисциплины;
- экономическое обоснование (расчет).
ИП и представители малого бизнеса могут не утверждать распорядительный документ, содержащий данные об установленном лимите наличности на кассе.
Правила расчета лимита кассы
Указание № 3210-У предусматривает два варианта расчета лимита кассы:
-
первый – исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданного учреждения – исходя из ожидаемого объема поступлений наличной выручки);
-
второй – исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданного учреждения – исходя из ожидаемого объема выдачи наличных денег).
Учреждение вправе выбрать любой из этих вариантов.
Сумму установленного лимита кассы учреждение должно утвердить. Для этого, как правило, оформляется приказ в произвольной форме. Но в обязательном порядке этот документ должен содержать следующие сведения:
-
дата, с которой действует установленный лимит;
-
размер лимита;
-
список лиц, ответственных за соблюдение кассовой дисциплины;
-
экономическое обоснование (расчет).
В приложении к Указанию 3210-У Центробанка РФ (далее – Указание), опубликованному 11 марта 2014 г., отмечено, что лимит остатка кассы устанавливается самими владельцами бизнеса. До этого распоряжения ограничения хранимой денежной наличности устанавливал банк, который обслуживал организацию.
Вычисляется предел разрешенной суммы на основании значений объема оприходованной торговой выручки в установленный интервал времени, который не должен превышать 92 рабочих дня.
Согласно Указанию, для вновь зарегистрированной организации допустимый предел наличных рассчитывают на основании предполагаемого объема оплат в тот же период (не более 92 рабочих дней).
Если предел не установлен, то допустимая норма принимается за нулевую, а оставшаяся на конец каждого дня сумма расценивается как сверхлимитная.
Превышение лимита кассы допускается в случае, когда планируются социальные отчисления рабочим или выплата зарплаты. Сроки хранения наличности ограничены и не могут превышать 3 дней с момента их снятия со счета предприятия.
В ситуациях, когда средства поступают от покупателя после сдачи выручки инкассаторам, суточный отчет кассира распечатан, а деньги невозможно оприходовать, их разрешается сдать в следующую инкассацию при условии соблюдения предела остаточной суммы.
Если специфика деятельности организации или режим работы предприятия не позволяют проводить вечернюю инкассацию, можно перенести оставшуюся наличность для инкассирования на следующий день. Правило также применимо, если в обслуживающем отделении не предусмотрено проведение банковских операций вечером.
Срок сдачи денежных средств фиксируется во внутреннем приказе, при этом передача денег для инкассирования осуществляется не позднее следующего рабочего дня после оприходования.
Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается с учетом приемки их от подразделений, если есть филиалы или отделения, передающие наличность в головной офис.
Разрешенный максимум рассчитывается индивидуально для головного подразделения и каждого из отделений в структуре, когда филиалы передают торговую выручку напрямую в банк.
Малый бизнес, в том числе организации и ИП, освобожден от ограничений норм хранения наличных.
Лимит остатка наличных денег кассы — не выдуманный показатель, а сумма всех обналиченных денежных средств, которые хранятся в кассе организации на постоянной основе.
Размер кассовый величины рассчитывает предприятие самостоятельно и согласовать его ни с кем не нужно.
Если по окончанию трудового дня в организации остаются денежные средства, превышающие кассовый лимит, то деньги переводятся на расчетный счет или в банк.
Например, для компании стоит ограничение в 200 тыс. руб. Если на конец трудового дня скопилась сумма, превышающая 200 тыс. руб., то излишек перечисляется счет организации в банке, обслуживающей данную компанию.
Законом определено 2 случая, когда хранение денежных средств сверх лимита допустимо:
- денежные средства рассчитаны для перечисления заработной платы работникам;
- данный день является выходным или праздничным.
Методы определения остатка наличных денег предприятия и формулы
Величина кассового остатка наличных денег определяется исходя из деятельности организации, а также объема движений всех денежных средств.
При этом в формулу расчета также входят данные не только о всех поступлениях в кассу компании, но и все выданные наличные.
Для компаний, которые имеют обособленные подразделения, расчет лимита зависит от конечной точки перечисления всех наличных денег.
Если подразделения сдают денежные средства в кассу своей организации, то кассовый лимит будет рассчитываться по движениям обналиченных средств по кассе структурного элемента организации.
То есть кассовые нормы будут одинаковыми как для центрального офиса, так и для обособленных отделений.
Рассчитывать можно, исходя из общего объема получаемой либо выдаваемой наличности.
Как рассчитать, исходя из поступлений наличных денег от реализации товаров и услуг:
Формула:
Лимит остатка = сумма всех полученных наличных денежных средств за расчетный период / Период от 1 до 92 дней * Количество рабочих дней между днями, когда обналиченные средства были сданы в банк
Расчетный период — сумма дней, в течение которых в кассу поступали денежные средства. Количество дней определяется предприятием самостоятельно. Но интервал должен быть строго в периоде от 1 до 92.
Определять количество рабочих дней между периодами сдачи обналиченных средств в банковские организации следует не позже 7 рабочих дней.
Если организация располагается вдали от банков, то срок сдачи наличных средств увеличивается до 14 дней.
Как рассчитать, исходя из объема выдаваемых наличных денег из кассы:
Формула:
Лимит остатка = Сумма всех выданных наличных денежных средств за расчетный период / Период от 1 до 92 рабочих дней * Количество рабочих дней между днями получения наличности в банке.
Расчетный период, а также число дней между моментами снятия наличности определяются в том же порядке, что и для расчета лимита, исходя из суммы поступающих наличных денег.
Для предприятий, которые используют в своей деятельности наличные денежные средства, кассовый лимит устанавливается и регламентируется распорядительным документом.
Чаще всего таким документом является приказ руководителя организации.
Лимит исходя из объема расходования наличных
Есть фирмы, у которых нет наличной выручки, они не занимаются розничной торговлей, общественным питанием, но, например, скупают у населения какие-либо товары за наличный расчет. Такие фирмы раcсчитывают лимит вторым способом: исходя из объема израсходованных наличных денег.
Лимит рассчитывается по формуле:
L = R/P * N
где L — лимит остатка наличных денег в рублях;
R — объем выданных наличных денег, за исключением заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;
P — расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (не более 92 рабочих дней);
N — период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк — 14 рабочих дней.
Пример: ООО «Мариус» занимается приемом металолома у населения. За предыдущий квартал (апрель. май, июнь) кредитовый оборот по счету 50 (без учета выплаты зарплаты, пособий и прочих выплат работникам) составляет 1 420 050 рублей. Организация работает 5 дней в неделю — 64 дня за квартал. Деньги по чеку в банке фирма снимает 1 раз в 3 дня.
2 420 050 : 64 х 3 = 113 439,84 рублей, округляем до рублей — 113 440 рублей составляет лимит наличных, который руководитель утверждает на новый период.
Разбираем понятие «лимит кассы»
Это определенный размер денежных средств, которые могут оставаться в кассе после рабочего дня. Официально утвердить его можно при помощи оформления приказа внутри организации. Сделать это вправе только директор. Если в кассе осталась сумма, которая превышает лимит, то ее обязательно сдают в банк.
Отслеживать выручку и расходы в режиме реального времени позволяет кассовая программа Класс365. Она также позволяет выполнять операции по внесению и изъятию денег из кассы и автоматически считает остаток. Попробовать в работе полный функционал кассовой программы Класс365 можно прямо сейчас>>
Лимит кассы на 2021 год каждая организация устанавливает самостоятельно. Высчитывается он по одной из формул, предложенных Центробанком.
Ведение кассовых операций
В соответствии с Указанием №3210-У «юридические лица и ИП могут вести кассовые операции в электронном виде. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее кассовые документы).
Кассовые документы могут оформлять:
- Главные бухгалтера, бухгалтера, или др. должностное лицо, с которым заключен договор на ведение бухучета, а также руководители (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
- Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии руководителем), а также кассиром.
- Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей уполномоченных лиц.
Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги учитываются в кассовой книге 0310004.
Наличной выручки нет
Если наличной выручки нет (например, были только безналичные расчеты), то лимит остатка рассчитывайте исходя из объема выданных наличных денег. Исключение составляют суммы, предназначенные для выплат зарплаты, стипендий и других выплат сотрудникам, – их при расчете лимита не учитывайте.
Для расчета лимита, если нет наличной выручки, воспользуйтесь формулой:
|
Лимит остатка наличных денег при отсутствии наличной выручки |
= |
Объем выдач за расчетный период |
: |
Расчетный период (но не более 92 рабочих дней) |
× |
Период времени между днями получения денег в банке (не более семи (14) рабочих дней) |
Чем грозит превышение лимита
Если превысить лимит кассового остатка, а разницу своевременно не сдать в банк, то за это последует административная ответственность. Размер штрафа при этом составляет от 40 000 до 50 000 руб. для организаций. А должностное лицо, например, руководитель организации или предприниматель, за подобное нарушение заплатит от 4000 до 5000 руб. Такой порядок установлен статьями 2.4 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
По общему правилу правонарушением признается виновное действие (бездействие) организации или должностного лица (ст. 2.1 КоАП РФ). Следовательно, ответственность за нарушение лимита кассового остатка наступает только в том случае, если будет доказана вина организации и (или) ее руководителя (ст. 15.1 КоАП РФ). Вина может выражаться в том, что организация и (или) ее руководитель:
- стремились к накоплению сверхлимитного остатка (п. 1 ст. 2.2 КоАП РФ);
- предвидели накопление сверхлимитного остатка, но не предотвратили его (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ);
- не ожидали накопления сверхлимитного остатка, хотя должны были и могли его предвидеть (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ).
Приказы об установлении и отмене лимита
Приказ об утверждении лимита остатка кассы на 2020 год составляется в свободной форме. Текс должен включать число, с которого минимальный объем применяется, периодичность сдачи (снятия) средств в банк, ответственное лицо. В приказе можно указать и срок действия. Если такого указания нет, документ действует до момента, когда возникает необходимость в пересмотре минимального объема. Расчет можно включить в текст или создать как приложение.
В Указании № 3210-У не определено, как долго действует приказ без указания срока действия. Например, если на начало 2020 года минимальный объем не изменился по сравнению с концом 2020 года, лучше все таки создать новый приказ о лимите кассы на 2020 год. Существует вероятность, что инспекторы Налоговой инспекции могут признать старый документ не действительным.
При наличии у предприятия структурных подразделений (представительств, филиалов), то они могут сдавать наличные в головное предприятие или иметь собственные расчетные счета. При первом варианте приказ разрабатывается для компании в целом (в нескольких экземплярах) и распределяется по подразделениям. При втором варианте каждая структура разрабатывает собственную документацию.
Важно! При изменениях объема оборота минимальный объем рассчитывается заново.
Формула №1: расчет через наличную выручку
Формула вычисления ограничений в наличных денежных средствах для кассового аппарата организации выглядит следующим образом: L = V/ P * Nc, где
- L-лимит остатка;
- V-составляющая отображает, в каких объемах происходит поступление финансов за счет сбытой продукций/ выполненную работу/ предоставленные услуги.
- Под знаком P будет представлен расчетный период, по истечении которого организация зарабатывает вышеуказанный объем выручки. Следует отметить, что в счет берутся абсолютно все рабочие дни. Можно использовать средние показатели квартала, использовать данные предыдущего года или пикового периода поступлений. Самое главное — количество будней не должно превышать 92 рабочих дня.
- Nc — отрезок времени, исчисляемый рабочими днями, представляет собой разницу между днем получения и днем сдачи в банк наличных денег. Максимальный указываемый период — полная неделя. Для населенных пунктов, в которых отсутствуют представительства банка — 14 дней. Другими словами, если передача средств происходит с частотой один раз в три дня, то Nc будет равно 3.
Штраф за несоблюдение
Штрафовать за деятельность по несоблюдению лимита имеет право налоговая инспекция. В таблице ниже представлена информация о размерах возможных штрафов.
| Ответственный | Минимум, руб. | Максимум, руб. |
| Юрлицо | 40 000 | 50 000 |
| ИП | 4 000 | 5 000 |
| Директор (должностное лицо) | 4 000 | 5 000 |