Расчет отпускных: как не допустить ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных: как не допустить ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В период отпуска за сотрудником сохраняется заработная плата. При этом работодатель обязан выплатить отпускные до начала отпуска. Конкретные сроки указаны в части 9 статьи 136 Трудового Кодекса РФ. Там сказано, что выплатить отпускные работодатель обязан сотруднику за три дня до начала отпуска. Можно сумму отпускных выплатить раньше, а вот выплатить позже уже является нарушением законодательства. Если отпускные перечисляются на карту сотруднику, то стоит заложить еще один день на перевод платежа. В этом случае, отпускные будут считаться выплаченными в день поступления денег на счет сотрудника. Если отпускные выдаются сотруднику в виде наличных, то днем выплаты отпускных будет считаться дата получения денег, указанная в расходном кассовом ордере.

Как увеличить отпускные

Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.

«Пусть ваш оклад с надбавками составляет 100 тыс. руб. График работы совпадает с производственным календарем при пятидневной неделе. В январе 2023-го по производственному календарю 17 рабочих дней. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 5882,35 руб. В августе 2023 года 23 рабочих дня. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 3225,81 руб. Другими словами, пропустив только один день в январе (по болезни, в отпуске или по другим причинам), вы в январе недополучите на 2656,54 руб. больше, чем если бы это произошло в августе».

Ответственность за несвоевременную выплату отпускных

Работодателя, нарушившего правило «трех дней», могут привлечь к административной ответственности. Если нарушение законодательства произошло впервые, штраф составит:

• для должностного лица – от 10 тыс. до 20 тыс. рублей;
• для ИП – от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для юридического лица – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Если работодатель нарушает сроки выплаты отпускных не первый раз, размер штрафа может существенно вырасти:

• для должностного лица – от 20 тыс. до 30 тыс. рублей (штраф может быть заменен дисквалификацией на срок от 1 года до 3 лет);
• для ИП – от 10 тыс. до 30 тыс. рублей;
• для юридического лица – от 50 тыс. до 100 тыс. рублей.

Как получить денежную компенсацию взамен неиспользованного отпуска?

Сотрудник может получить компенсацию за неиспользованный отпуск в таких случаях:

• при увольнении из компании;
• при наличии дополнительного отпуска, превышающего 28 дней.

В случае увольнения сотрудника работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Выплата доступна всем работникам, которые отдыхают меньше положенного времени или переносят его часть на следующий год.

Сверх положенных 28 дней отпуска дополнительные дни отдыха полагаются отдельным гражданам:

• работникам, занятым на опасных или вредных производствах;
• трудящимся в районах Крайнего Севера;
• инвалидам;
• работникам с ненормированным графиком;
• педагогам;
• медицинским работникам;
• лицам, подвергшимся радиационному заражению во время аварии на ЧАЭС;
• спортсменам и тренерам;
• служащим органов внутренних дел;
• беременным;
• несовершеннолетним.

Сроки выплат при увольнении

Сотрудник при уходе от работодателя в большинстве случаев имеет право дополнительно получить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Такая возможность предоставляется тем работникам, которые перед увольнением имеют в копилке любое количество неиспользованных отпускных дней. За каждый он может получить оплату из расчёта среднего заработка в течение последнего года.

При уходе работник может получить выплату следующим способом:

• Подать работодателю заявление на отпуск с последующим увольнением;
• Написать заявление на увольнение и впоследствии получить компенсацию за отпуск.

Выплата отпускных: оптимальные сроки

Рассмотрим — с учетом отмеченного ориентира по опережающему соблюдению сроков, когда должны выплатить отпускные по закону в разных ситуациях:

1.Если отпуск начинается с понедельника, то отпускные перечисляютсямогут быть переведены сотруднику не позже окончания рабочего дня четверга предыдущей недели, так как деньги должны поступить работнику до 00.00 часов с четверга на пятницу.

Но на случай возможных задержек с переводом по вине банка можноперевести отпускные в понедельник-вторник предыдущей недели

2.При начале отпуска во вторник, среду или четверг выплата денег должна быть проведена в пятницу на предыдущей неделе или раньше.

Например, отпуск начинается в четверг 06.10.2022 г., значит, выплата отпускных должна быть не позже пятницы 30.09.2022 г. Но, поскольку желательно предусмотреть 3-4 банковских дня на перевод, то выплату можно произвести, например, во вторник.

3.Если сотрудник уходит в отпуск с пятницы, выплата проводится не позже понедельника.

Но чтобы банк точно успел перевести — можно, например, сформировать платежку на перечисление отпускных в четверг предыдущей недели.

Отпуск в 2021 году с учетом последних изменений: что предложили в Минтруда России

Изменение №1. Сотрудник, у которого трое и больше детей, не достигших 18-летнего возраста, вправе самостоятельно выбирать удобные для него периоды отпусков в графиках. Более того, многодетные работники могут отправиться в отпуск и вне графика, когда они того пожелают. Этот момент регламентирован поправками, предусмотренными для статьи 262.2 ТК.

Изменение №2. Разделение отдыха на части работодателями возможно исключительно в тех случаях, когда на это согласны сотрудники. Тот, кто против, вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск полностью, то есть на все 28 дней сразу. Российские работодатели должны знать, что лучше этому не препятствовать, поскольку нарушение чревато штрафом в размере 50 000 рублей.

Cрок выплаты отпускных в 2021 году с учетом последних изменений

Последняя редакция закона, регулирующего трудовые отношения от 30.12.2001 № 197-ФЗ, датируется 01.04.2021. В данном документе прописаны сроки выплаты отпускных в 2021 году. В статье прописано, что отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Однако не было понятно, как считать эти дни. Суды уверены, что между датами начала отпуска и оплатой должно пройти три полных дня.

То есть оплатить отпускные необходимо на четвертый день перед началом отпуска (решение Пермского краевого суда № 21-46/2019, определения Челябинского областного суда № 11-11043/2015 и Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864, решение Московского городского суда № 7–2376, 7–2377, апелляционное определение Ярославского областного суда от 23.07.2012 № 33–3838).

Почему на практике возникают споры

Проблемы правоприменения данной нормы на практике следующие:

• не указано, в каких днях исчисляются сроки: календарных или рабочих. Таким образом, срок выплаты отпускных в 2019-2020 годах за 3 рабочих или календарных дня статья ТК РФ в действующей в настоящий момент редакции конкретно не определяет. Специалисты по труду считают, что исходя из системного толкования норм в ТК РФ имеются ввиду именно календарные дни;
• в ст. 14 ТК РФ указано, что сроки, с которыми связано возникновение прав и обязанностей начинают течь с календарной даты, определяющей начало их возникновения. То есть, по сути день ухода в отпуск также может быть зачтен в срок, однако на практике проверяющими органами это не поощряется;
• исходя из норм кодекса работник может пойти в отпуск с согласия работодателя в любое время. Однако отпускные должны быть выплачены строго не позднее, чем за три дня до его начала, даже если работник не возражает против другой даты. Это императивное правило, которое нарушать нельзя, о чем не раз говорил Минтруд. Судебная практика по данному вопросу противоречивая и работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ с наложением штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Последние изменения в ст. 136 ТК РФ вносились совсем недавно (26.07.2019 ФЗ-231) и они были связаны с установлением возможности определения работником кредитной организации для перечисления заработка.

Теперь Минтруд подготовил законопроект, устанавливающий новые сроки выплаты отпускных. В 2019 и в 2020 году с учетом последних изменений ТК РФ (если они будут приняты) будут действовать следующие правила:

• расчет сроков будет производиться в рабочих днях;
• в случае предоставления длительного отдыха не в соответствии с установленным и утвержденным графиком (в связи с подачей заявления сотрудником менее, чем за три дня до его начала), оплата производится по соглашению между сторонами. Тем не менее, оплата должна быть произведена не позднее трех дней с момента подачи такого заявления.

Эти нововведения смогут разрешить проблему расчета сроков выплаты на практике. Пока документ размещен на сайте проектов нормативных правовых актов и проводятся общественные обсуждения его положений. Когда законопроект будет внесен в Государственную Думу Российской Федерации и, тем более, будет принят, сказать в настоящее время нельзя. Вполне возможно также, что предусмотренные им правила подвергнутся корректировке. Примечательно, что в 2017 году Госдума уже отклоняла практически аналогичные изменения в ТК РФ, так как Правительство сочло необоснованными подобные поправки.

Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет?

При исчислении среднего заработка:

• учитываются все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, независимо от их источников (п. 2 Положения № 922). Данный перечень является открытым;

• не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

В каких случаях можно включить в расчет материальную помощь? В Определении от 26.12.2018 № 307-КГ18-21657 по делу № А66-8838/2017 ВС РФ решил, что матпомощь в размере трех должностных окладов (два оклада при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск, один – по заявлению работника) относится к выплатам стимулирующего характера и является частью системы оплаты труда. В связи с этим ее нужно включать в расчет среднего заработка.

По мнению арбитров, матпомощь, которая по локальным актам считается стимулирующей выплатой и частью оплаты труда, нужно учитывать при расчете среднего заработка. В обоснование данного вывода суд приводит п. 2 Положения № 922, согласно которому для расчета учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя (Определение ВС РФ от 10.05.2018 № 307-КГ18-918 по делу № А66-13705/2016).

Можно ли включить в расчет доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки? Такую выплату можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка при выполнении следующих условий:

• работодатель предусмотрел доплату в системе оплаты труда (отразил ее в трудовом договоре работника);

• она включена в фонд оплаты труда;

• доплата учитывается при определении сумм страховых взносов.

Сроки выплаты отпускных: что значит «за три дня до»

Статья 136 ТК РФ регламентирует сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три для до начала отпуска. Норма эта вызывает несколько вопросов у бухгалтеров. И первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Ответ можно найти в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и информации Минтруда России от 16.06.2014. Ведомства уточняют, что срок выдачи отпускных исчисляется не в рабочих, а в календарных днях. При этом если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, оплату следует произвести накануне этого дня.
И второй важный вопрос — входит ли день выплаты отпускных в установленные ТК РФ три дня? Роструд в том же письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 допускает такой вариант. В рассматриваемом примере ведомство указывает на право работодателя начислить сотруднику отпускные в один из трех дней. Эту позицию поддержали некоторые судебные инстанции в ряде своих решений (Кемеровский областной суд, Ленинградский областной суд и пр.).

В некоторых случаях суды придерживаются иной точки зрения. Одно из последних дел о сроках выплаты отпускных рассматривалось в Пермском краевом суде. Суд посчитал нарушением трудового законодательства выплату отпускных 15 января по предоставленному отпуску с 18 января и ряд аналогичных ситуаций. В своем решении суд постановил, что срок выплаты отпускных должен быть не менее трех дней. Подобные прецеденты случались и ранее (см. определение Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и определение Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864). В связи с этим рекомендуем не рисковать, а отслеживать, чтобы между началом отпуска и перечислением средств было минимум три полных дня (72 часа). Перечислять отпускные заранее трудовое законодательство не запрещает.

Пример 1. Отпуск начинается 2 июля 2021 года, в понедельник. Значит, отпускные необходимо выплатить не позднее четверга, 28 июня.

Пример 2. Отпуск начинается 5 июля, в четверг, крайний срок выплаты отпускных приходится на воскресенье, это выходной день. Значит, выплатить отпускные необходимо не позднее пятницы, 29 июня.

Если отпуск совпал с праздником

Частенько у работодателей возникает вопрос: как правильно рассчитать отпускные, если в выбранный работником период попадают праздничные дни или дни переноса?

Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, а вот дни переноса уже не попадают под это правило. Дни переноса — это, по сути, выходные дни, совпавшие с праздничными. Переносятся именно выходные дни, поэтому они включаются в продолжительность отпуска и оплачиваются в общем порядке.

Пример 1. Сотрудник идет в отпуск на две недели с 4 по 17 июня. Оплате подлежат 13 дней, так как на этот период выпадает официальный государственный праздник — 12 июня. 12 июня в 2018 году приходится на вторник, понедельник 11 июня тоже был выходным, но это уже за счет переноса субботы, 9 июня, которая в этом году была рабочим днем. Поэтому исключается только один день.

Пример 2. Сотрудник идет в краткосрочный отпуск с 29 октября по 4 ноября. Оплате подлежат только шесть дней отпуска, так как 4 ноября — нерабочий праздничный день. Отдыхать при этом сотрудник будет до 5 ноября включительно, потому что выходной с воскресенья 4 ноября переносится на 5 ноября.

Как повышение зарплаты влияет на отпускные

Как известно, индексация заработной платы влечет изменение суммы отпускных. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 рассматривает несколько вариантов повышения среднего заработка, который напрямую влияет на расчет отпускных:

• если повышение тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения произошло в расчетный период, то все выплаты в этом периоде подлежат индексации,
• если повышение произошло после расчетного периода, но до наступления основания выплат, учитывающих средний заработок, то повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;
• если рост тарифов/окладов и пр. произошел в период основного отпуска, то средний заработок повышается только с момента повышения тарифной ставки и до окончания отпуска.

При повышении среднего заработка выплаты в абсолютных размерах не повышаются.

Сумма компенсации за отдых

Нельзя полагать, что работодатель полностью оплатит отдых и проживание всей семьи на территории Сочи в пик курортного сезона. Законодательством установлен ряд ограничений по компенсационной сумме
Важно! Учитываться будут только фактически понесенные расходы, но сумма не должна превышать 50 тысяч рублей на одного человека и только на один налоговый отчетный период (год).

Достаточно ли 50 тысяч, чтобы отдохнуть? Вопрос сложный, но подобная сумма действительно предоставляет возможность приобрести путевку с нормальными условиями. Так, отдых на двоих человек в Сочи обойдется в 43-45 тысяч рублей. Чтобы поехать в Анапу, придется потратить 55-59 тысяч рублей. Но это без учетов стоимости билетов.

Большое значение имеет изначальная точка отправки и вид транспорта, на котором гражданин планирует добираться до курорта.

Премии при начислении отпускных

Разумеется, на каждом предприятии работникам начисляются премии. Как правило, эти суммы тоже учитываются при расчете отпускных, но при этом одни из них включаются в него, а другие — нет. В данном случае все зависит от вида премии :

• ежемесячная премия входит в сумму отпускных по одной на каждое наименование, то есть если ежемесячно работнику начисляют премию за количество продаж и вместе с ней за объем выручки, то в расчет включают по 12 премий первого и второго вида;
• также по одной за каждый показатель в расчет отпускных включают премии за период, превышающий месяц, но не весь расчетный период (квартальные, полугодовые);
• если премия превышает расчетный период, то начисления происходят за каждую его месячную часть;
• премия, которая начисляется по итогам работы за полный календарный год, и премия за выслугу лет учитываются полностью даже в том случае, если они были начислены после отпуска.

В том случае, когда сотрудник не отработал на предприятии полные двенадцать месяцев, премии разделяются на две категории:

1. Премии, которые начисляют с учетом фактически отработанных часов. Они включаются в расчет отпускных целиком.
2. Премии, которые не учитывают этого фактора. В этом случае для расчёта выплат сумму начисленной в расчетном периоде премии делят на число рабочих дней (согласно производственному календарю) и умножают на рабочие дни, фактически отработанные.

Каждый работник, кто уполномочен рассчитывать и начислять денежные средства, обязан знать, когда выплачиваются отпускные? Законодательство установило для этого определенный срок – за три дня до начала самого отдыха.

Но и в данном вопросе существуют свои нюансы. Например, что делать, если дата начисления выпадает на выходной день, а бухгалтерия не работает. В данной ситуации деньги должны быть перечислены в последний рабочий день перед выходным. То же касается и праздников. Согласно закону, ни один из праздников, тем более продолжительных, не может препятствовать выплате отпускных.

Следовательно, если отпуск с понедельника, когда выплачиваются отпускные? Денежные средства могут быть перечислены в пятницу. К тому же, с отпускных также взимается налог. Этот факт не стоит забывать при начислении средств.

Еще один факт, который не может не беспокоить работников – это отпускные выплачиваются вместе с зарплатой или нет? Законом не предусмотрено такого правила. Ни один законодательный акт не говорит об этом как об обязанности, значит, работодатель не должен одновременно выплачивать и зарплату, и отпускные. Сотрудник обязан получить за три дня до отдыха отпускные, а зарплата должна быть начислена в положенный срок.

Сроки выплаты отпускных: что значит «за три дня до»

Статья 136 ТК РФ регламентирует сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три для до начала отпуска. Норма эта вызывает несколько вопросов у бухгалтеров. И первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Ответ можно найти в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и информации Минтруда России от 16.06.2014. Ведомства уточняют, что срок выдачи отпускных исчисляется не в рабочих, а в календарных днях. При этом если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, оплату следует произвести накануне этого дня.
И второй важный вопрос — входит ли день выплаты отпускных в установленные ТК РФ три дня? Роструд в том же письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 допускает такой вариант. В рассматриваемом примере ведомство указывает на право работодателя начислить сотруднику отпускные в один из трех дней. Эту позицию поддержали некоторые судебные инстанции в ряде своих решений (Кемеровский областной суд, Ленинградский областной суд и пр.).

В некоторых случаях суды придерживаются иной точки зрения. Одно из последних дел о сроках выплаты отпускных рассматривалось в Пермском краевом суде. Суд посчитал нарушением трудового законодательства выплату отпускных 15 января по предоставленному отпуску с 18 января и ряд аналогичных ситуаций. В своем решении суд постановил, что срок выплаты отпускных должен быть не менее трех дней. Подобные прецеденты случались и ранее (см. определение Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и определение Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864). В связи с этим рекомендуем не рисковать, а отслеживать, чтобы между началом отпуска и перечислением средств было минимум три полных дня (72 часа). Перечислять отпускные заранее трудовое законодательство не запрещает.

Пример 1. Отпуск начинается 2 июля 2021 года, в понедельник. Значит, отпускные необходимо выплатить не позднее четверга, 28 июня.

Пример 2. Отпуск начинается 5 июля, в четверг, крайний срок выплаты отпускных приходится на воскресенье, это выходной день. Значит, выплатить отпускные необходимо не позднее пятницы, 29 июня.

Похожие записи:

• Отграничение преступлений от иных правонарушений
• Как считать районный коэффициент к зарплате
• Военная пенсия по потере кормильца в 2023 году