Последствия применения факсимиле.
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Последствия применения факсимиле.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году
Типичные ошибкиОшибка:
На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.
Комментарий:
Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.
Ошибка:
Таблица соответствия видов дохода и косгу на 2021 год
- Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.
- Комментарий:
- В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.
Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.
Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)
Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.
Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).
Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.
Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.
Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.
Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).
Когда можно поставить факсимильную подпись на договоре
Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ, так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор и включили в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.
Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати организации. Законом этот способ не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.
Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле вы не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.
Что такое факсимильная копия документа
Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.
Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».
Ошибка: На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.
Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.
Ошибка: Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.
Комментарий: В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.
Особенности создания клише
Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений.
Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.
Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.
Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден . Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Это интересно: Уход После 80 Какие Документы
Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.
Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:
- специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
- двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Бухгалтерия и документы налоговой сферы
Особенно жаркие споры вокруг документооборота бухгалтерии и налоговой службы. Все это происходит потому, что ни одно из этих подразделений не имеют и не определили, насколько документы, которые содержат факсимильные подписи, имеют силу Закона. Эти вопросы не регламентированы относительно них.
Представители налоговой сферы склонны считать, что аналог «живой подписи» следует применять на вторичных документах. Первичные нужно подписывать лично, так как именно они имеют все необходимые реквизиты, прописанные законодательством, включая собственноручные подписи руководителей предприятий или их отделов. Поэтому, независимо от объема первичной документации, подписывать их придется без применения средств замены.
Документы, сопровождающие продвижение, перемещение денежных средств также подписываются лично. К таковым относятся и бумаги, последствием подписания которых могут быть финансовые потери. Спорные вопросы, разбираемые в связи с этим, были разрешены в сторону неправомочности подписания подобной документаций при помощи факсимиле. Например, акты о приемке построенного дома или других завершившихся работ. Финансовые последствия могут быть значительными и ответственность возлагается на лицо, которое подписало их лично. В случае с факсимильной подписью вероятность использования их третьими лицами не исключается.
Сфера налоговой службы не приемлет применения факсимильной подписи. Следует принимать во внимание, что работа этой структуры не регламентируется и не подчиняется решениям и нормам гражданского кодекса, потому и использованием штампа вместо живой подписи на законных основаниях невозможно.
Исключением являются электронные подписи, которые допускаются при заполнении налоговых деклараций в электронном виде. Законом прописаны нормы применения электронных заменителей. К таковым факсимиле не относится.
К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т. п.
В соответствии с п. 3.6 Положения № 637 выдачу наличности кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или расходной ведомости. Если выдача наличности проводится по доверенности, оформленной в установленном порядке согласно законодательству Украины, в том числе и лица, которое не имеет возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам поставить подпись собственноручно, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличность. В случае выдачи наличности по расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает в ней надпись «По доверенности».
То есть использование факсимиле для подписи приходных и расходных кассовых ордеров (других кассовых документов) действующим законодательством не предусмотрено.
Источник : Единая база налоговых знаний
Небольшая характеристика
Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.
Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.
Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.
Ответы на распространенные вопросы о том, на какие документы можно ставить факсимильную подпись
Вопрос №1:
Чем грозит неверное оформление первичной учетной документации, почему лучше не использовать для заверения документов факсимиле?
Ответ:
Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, используется при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно, неверное оформление упомянутых документов повлечет за собой невозможность признания расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Это интересно: Как восстановить ПТС на машину при утере? Документы для восстановления ПТС
Вопрос №2:
Поддерживают ли суды налогоплательщиков в делах, касающихся использования факсимиле для заверения первичных учетных документов?
Ответ:
Нет. С тех пор, как вступило в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11, суды признают нарушение налогоплательщика в случае, если тот использует факсимиле при заверении первичной учетной документации.