Как сделать документооборот удобнее: инструменты и правила
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать документооборот удобнее: инструменты и правила». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Важные правила для контроля документооборота
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
- Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
- Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное другим юридическим лицам, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
- Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.
Бухгалтеров уже не наказывают за чужие ошибки
КоАП РФ в части ответственности бухгалтеров изменен. Случилось это недавно, поправки внесены Законом от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он дополнил статью 15.11 КоАП РФ, предусматривающую ответственность за грубые нарушения в учете, новым положением.
Речь идет о ситуациях, когда бухгалтеров не будут штрафовать за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по любой из причин:
- первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
- первичные документы не переданы или переданы с опозданием.
За грубые нарушения размеры штрафов, налагаемых на должностных лиц, составляют от 5 до 10 тыс. рублей. Повторное нарушение повлечет удвоение штрафов или дисквалификацию от одного года до двух лет.
Закон уже начал действовать с 09.06.2019.
Выгоды использования электронного документооборота вместо бумажного
Автоматизация внутреннего документооборота – вот основа, к которой необходимо стремиться каждой организации вне зависимости от размеров и отрасли. Автоматизация решает управленческие задачи по оптимизации, стандартизации и экономии ресурсов предприятия. При этом строгие требования, предъявляемые к бумажному документообороту, легко могут быть соблюдены и при переходе на электронный. Кроме того, ЭДО обеспечивает:
Контроль над всеми рабочими процессами через движение документов. ЭДО исключает потерю данных, гарантирует своевременное получение распоряжений, обеспечивает контроль над каждой стадией бизнес-процессов организации.
Быстрый обмен документами. Внедрение электронного документооборота не только обеспечивает быстрый поиск, но и увеличивает скорость оборота документов. Доступ к документам возможен для любого сотрудника, вне его местоположения. Поиск необходимого документа сводится к тому, как организовано хранение архива в организации. При этом сохранность документа не зависит от качества бумаги или печати: информация с электронного носителя не выцветет и не погибнет из-за влаги или неправильного хранения. Все данные с электронного документа будут храниться в первоначальном виде до момента принятия решения об уничтожении.
Экономия средств. Перевод документов в электронный вид существенно экономит средства компании на бумагу, печать, хранение, оборот и уничтожение документов. Переход на ЭДО увеличивает производительность, сокращает временные издержки, ускоряет делопроизводство. ЭДО значительно снижает влияние человеческого фактора при создании, обмене и согласовании документов, снижая количество ошибок и потерь.
Конфиденциальность и сохранность документов. Зашифровать электронный документ просто. Также не трудно ограничить права доступа и права редактирования. Обмен электронными документами осуществляется по защищенным телекоммуникационным каналам с использованием шифрования и кодов доступа, что предотвращает попадание информации к третьим лицам. Доступ к данным можно разграничить в зависимости от прав пользователей.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
Ошибки в первичных документах, составленных на бумаге, нужно исправлять путем зачеркивания. При этом должна быть хорошо видна как первоначальная неверная запись, так и исправленная. Нельзя использовать подчистки, замазывания и другие подобные способы, при которых нельзя будет прочесть исходную запись.
Необходимо указать дату исправления и заверить его подписями лиц, которые отвечают за составление документа с указанием их ФИО и должностей (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).
Ошибки в регистрах бухгалтерского учета можно исправить как путем зачеркивания, так и с помощью корректировочных проводок (п. 22 ФСБУ 27/2021). Здесь возможны два варианта:
- Если была проведена лишняя операция, то дополнительную проводку нужно сделать по тем же счетам, но со знаком минус (сторнирование).
- Если же необходимая запись по счетам отсутствует (полностью или частично), то нужно сделать прямую проводку на необходимую сумму.
Сотруднику была начислена зарплата 10 000 рублей. С нее нужно было удержать НДФЛ по ставке 13% в сумме 1 300 рублей. Но бухгалтер допустил опечатку и сделал проводку ДТ 70 — КТ 68.1 на сумму 1 030 рублей. Чтобы начислить налог без ошибок, следует сделать дополнительную проводку по тем же счетам на сумму 270 рублей.
При ошибке в электронном документе нужно составить новый исправленный документ, который должен соответствовать следующим требованиям (п. 20 ФСБУ 27/2021):
- Содержать указание на то, что составлен взамен ошибочного.
- Быть заверенным электронными подписями тех же лиц, которые составили исходный документ.
- Бухгалтерская программа должна обеспечивать возможность использования исправленного электронного документа только вместе с исходным.
В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.
Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.
Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).
Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.
Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.
Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).
В новом стандарте впервые сформулированы требования к организации документооборота (п. 28-30 ФСБУ 27/2021):
- Своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в первичных документах и их передачу в бухгалтерию. За своевременность оформления и сдачи в бухгалтерию «первички», а также за достоверность данных в ней отвечают сотрудники, которые подписали эти документы.
- Своевременный перенос первичных учетных данных в регистры и составление бухгалтерской отчетности. Соблюдение этого правила должно обеспечить лицо, которое ведет бухучет в компании.
- Предотвращение несанкционированного доступа к бухгалтерской информации. За этот аспект отвечает руководитель компании, он же несет ответственность за документооборот в целом.
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Компания, уличенная в использовании схемы формального документооборота для получения необоснованной налоговой выгоды, будет вынуждена оплатить доначисленные проверяющими органами налоги, штрафы и пени. Часто подобные доплаты выше, чем выгода, полученная от проведения налоговых махинаций. Начисление штрафов и пени в таком случае производится в соответствии со статьей 122 НК РФ, а именно размер доплаты составит 40 процентов от неуплаченной суммы налога.
По причине того, что на принятие решения о признании документооборота формальным влияет человеческий фактор, вероятность ошибки или неверной трактовки фактов существует. В случае, если документооборот компании признан формальным, однако предприятие с таким мнением не согласно, возможно доказать свою невиновность, подав жалобу в кассационный суд.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Чтобы документооборот организации не был признан формальным, необходимо помнить о некоторых простых правилах.
Итак, каждая планируемая сделка должна быть проанализирована с точки зрения получения прибыли, учитывая различные потенциальные риски. Еще до подписания документов с контрагентом необходимо принять все возможные меры, минимизирующие негативные последствия в будущем.
Важно учитывать, что положения Налогового кодекса РФ, а именно статья 54.1, не ограничивают само право налогоплательщиков проводить свои хозяйственные операции так, чтобы фискальные последствия были минимальными, однако в избранном компанией варианте операции не должно присутствовать признака искусственности, лишенной хозяйственного смысла. Кроме того, инспекторы не вправе настаивать на том, что компания должна была выбрать тот или иной вариант построения хозяйственной деятельности. Такие решения – исключительно прерогатива организации и ее руководства
Система налоговой безопасности призвана отвечать современным вызовам и тенденциям проверок, осуществляемых налоговыми и правоохранительными органами. Компании должны сделать упор на работу по предупреждению наступления негативных последствий, давать своевременную оценку рисков и прорабатывать варианты наступления правовых последствий с учетом действующего законодательства и судебной практики.
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Пример графика документооборота по предприятию
КоАП РФ в части ответственности бухгалтеров изменен. Случилось это недавно, поправки внесены Законом от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он дополнил статью 15.11 КоАП РФ, предусматривающую ответственность за грубые нарушения в учете, новым положением.
Речь идет о ситуациях, когда бухгалтеров не будут штрафовать за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по любой из причин:
- первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
- первичные документы не переданы или переданы с опозданием.
За грубые нарушения размеры штрафов, налагаемых на должностных лиц, составляют от 5 до 10 тыс. рублей. Повторное нарушение повлечет удвоение штрафов или дисквалификацию от одного года до двух лет.
Закон уже начал действовать с 09.06.2019.
Зачем нужны закрывающие документы?
Совершенная сделка может считаться полностью закрытой не только после поступления денежных средств в размере, обозначенном в счете-фактуре. Должна иметься документация, которая свидетельствует о факте сотрудничества. Этот, составленный в письменном виде документ, полностью подтверждает завершение сделки.
Бухгалтерия любой компании должна вести строгий учет, и иметь в наличии закрывающий документ, после совершения любой сделки. Если предприятие произвело:
Закрывающий документ необходим для того, чтобы подтвердить факт осуществленной операции, а также отобразить, за что конкретно были получены денежные средства в определенном размере.
В зависимости от того, какой тип сделки производится предприятием, используется конкретный вид договорного соглашения, а также документация, подтверждающая ее осуществление.
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:
- внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).
Как внедрить документооборот на предприятии
Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.
Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
- кадровый;
- производственный;
- административно-хозяйственный;
- управленческий;
- бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.
Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:
- эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
- оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
- управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
- управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.
Утверждение документооборота в организации
Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.
Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.
По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».
Бухгалтерский документ и правила его составления
Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.
Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).
Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.
Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.
Нормативное регулирование области управления документами
Существует ошибочное мнение о том, что управление документами имеет достаточный уровень регулирования и не требует пристального внимания. Именно это заблуждение стало еще одним препятствием на пути перехода организаций на безбумажную модель корпоративного документооборота, т.к. регулирование касается:
- либо вопросов делопроизводства, являющегося лишь составной частью управления документами,
- либо узких вопросов работы с отдельными видами электронных документов.
Действующие нормативно-правовые и нормативно-методические акты в сфере делопроизводства описывают полный цикл работы с документами, но не охватывают вопросы проектирования и внедрения цифровой модели корпоративного документооборота. В них отсутствует методическая основа для работы с цифровыми документами – новым объектом информационных систем. Нормативно-методические документы направлены на работу преимущественно со сканированными копиями бумажных документов и автоматизацию процессов, но не на проектирование и внедрение цифровой модели документооборота. Эти нормативные акты не отражают современных подходов к цифровизации, а также практики работы с документами, изначально созданными цифровыми.
Помимо Росархива, ключевого регулятора области делопроизводства и архивного дела, нормотворчеством занимаются ФНС, Минцифры России и ряд других федеральных органов исполнительной власти.
Федеральная налоговая служба РФ создает нормативно-правовую базу электронного документооборота в части электронного взаимодействия с ФНС, создания форматов электронных документов, порядка обмена электронными документами и процесса хранения электронных документов.
Минцифры России создает нормативно-правовую базу в сфере использования электронной подписи.
Различные федеральные органы исполнительной власти создают нормативно-правовую базу в сфере использования электронных документов по отдельным предметным сферам и отраслям, используют наработки других регуляторов.
В итоге правила работы с документами зафиксированы более чем в 60 нормативных правовых и методических документах. Это огромный массив информации, который находится в постоянном движении. Такой объем изменяемой информации очень тяжело отслеживать непрофессионалам. В Таблице 1 мы не только собрали основной массив таких документов, но и отметили, какие сферы они в первую очередь регулируют.
Несовершенство сложившейся нормативно-правовой базы в области электронного документооборота подтверждается наблюдаемыми разрывами между теорией предметной области и практической реализацией в ходе внедрения автоматизированных систем управления документами. Например, до сих пор не ясен вопрос учета электронных документов по номенклатуре дел. Необходимо ли сохранять номенклатуру, как инструмент учета срока хранения документов? Все чаще звучит мнение экспертов о необходимости отказа от номенклатуры дел для электронных документов и переход на подокументный учет сроков хранения.
Проблемой является традиционное отнесение к предметной области управления документами только управленческой документации, которая на производственных предприятиях составляет не более 10–15% от общего объема документооборота. Автоматизация и цифровизация документирования других функциональных направлений деятельности происходит вне рамок проектов внедрения систем электронного документооборота, что приводит к информационным разрывам в деятельности предприятий. Отсюда сложность интеграции систем электронного документооборота в корпоративные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др. Пока не будет достигнута полнота включения всего документального фонда организации в информационные системы, нельзя говорить о цифровой трансформации управления документами.
Отдельного методического регулирования требует работа с бухгалтерской документацией.
Появилась новая точка входа документов в организацию – сервисы ЭДО и МЭДО. Эти сервисы должны быть интегрированы в корпоративную систему электронного документооборота для формирования единой системы управления документами.
Качественного пересмотра требует подход к организации внутренних корпоративных коммуникаций. Существующая практика привела к автоматизации информационного хаоса в корпоративных коммуникациях, а соответственно, и к повышению операционных рисков.
Таблица 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база в сфере управления документами
| Документы | Основные сферы регулирования | |||||
| Основные определения | Докумен-тирование деятельности | Работа с документами и данными | Хранение документов и данных | Работа с электронными документами и подписями | Автомати-зация работы с докумен-тами | |
| Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» | ||||||
| Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» | ||||||
| Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» | ||||||
| Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» | ||||||
| Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» | ||||||
| Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» | ||||||
| Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» | ||||||
| Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» | ||||||
| Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» | ||||||
| Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» | ||||||
| Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» | ||||||
| Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» | ||||||
| Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» | ||||||
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» | ||||||
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» | ||||||
| Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» | ||||||
| Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях | ||||||
| Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» | ||||||
| Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» | ||||||
| Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» | ||||||
| Письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 «О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов» | ||||||
| Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» | ||||||
| Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 «О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 25.06.2012 № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 25.01.2013 № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг» | ||||||
| Приказ ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ «Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме» | ||||||
| Приказ ФНС России от 16.09.2022 № ЕД-7-15/839@ «Об утверждении рекомендуемых форматов перечня документов к требованию о представлении документов (информации), направляемому кредитным организациям, и ответа на требование о представлении документов (информации), направляемое в налоговый орган кредитными организациями в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» | ||||||
| Приказ ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 14.11.2015 № 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 06.07.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» | ||||||
| Постановление Правительства РФ от 24.10.2011 № 861 «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)» | ||||||
| Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р, утв. Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде | ||||||
| Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» | ||||||
| ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» | ||||||
| ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | ||||||
| ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» | ||||||
| ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» | ||||||
| ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» | ||||||
| ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» | ||||||
| ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» | ||||||
| ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования» | ||||||
| ГОСТ Р 34.11-12 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функции хэширования» | ||||||
| ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002 «Информационная технология. Процессы создания документации пользователя программного средства» | ||||||
| ГОСТ 7.70-2003 «СИБИД. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» | ||||||
| ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные термины и определения» | ||||||
| ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» | ||||||
| ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения» | ||||||
| ГОСТ Р 7.0.2-2006 «СИБИД. Консервация документов на компакт-дисках. Общие положения» | ||||||
| ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» | ||||||
| ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» | ||||||
| ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» | ||||||
| ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» |